Chargé d'administration back office

Missions Principales:

Gestion Administrative: • Mise à jour des conventions et des dossiers de prestataires externes

• Assurer le traitement et le suivi des documents administratifs (courriers, contrats, rapports, etc.).

• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.

• Réceptionner et affecter le courrier entrant (gestionnaires, back office, etc.).

• Préparer et envoyer le courrier sortant. • Éditer les bordereaux d'envoi.

• Tenir les registres de courrier. • Tenir divers états de suivi (chèques envoyés, déclarations reçues, quittances reçues, retours chèques)

• Classer les dossiers clôturés dans la salle d'archives.

• Classer toutes les pièces jointes aux dossiers (déclarations, factures, additifs, quittances, etc.).

• Classer les dossiers avec des tiers par compagnie adverse.

• Transmettre les dossiers avec des tiers à l'équipe recours à leur demande.

• Tenir un fichier de suivi des mouvements des dossiers archivés.

Support Opérationnel :

• Assister les équipes P&C dans la gestion des dossiers clients et des sinistres.

•Préparer les rapports statistiques et les analyses de performance de la direction.

• Assurer la liaison avec les autres services de l'entreprise (comptabilité, juridique, RH, etc.).

• Participer à la mise en œuvre des projets et des initiatives de la direction. Assurer la gestion administrative et le support opérationnel de la Direction P&C, en veillant à l'efficacité des processus, à la qualité des informations et au respect des procédures internes et réglementaires, AXA PowerPoint présentation

Respect des Procédures et de la Réglementation :

• Veiller à l'application des procédures internes et des normes de qualité.

• Assurer la conformité des documents et des processus administratifs avec la réglementation en vigueur.

• Participer à la mise à jour des procédures et des modes opératoires

Amélioration Continue :

• Identifier les axes d'amélioration des processus administratifs et proposer des solutions.

• Participer à la mise en œuvre des projets d'optimisation et de digitalisation des processus.

• Assurer la veille documentaire et réglementaire.

• Assurer l'accueil et l'information des interlocuteurs internes et externes.

• Participer à l'organisation des événements et des actions de communication de la direction

• Assurer la gestion des archives et la conservation des documents

Compétences Comportementales :

Sens de l'organisation et rigueur

Aisance relationnelle et capacité de communication

Capacité d'analyse et de synthèse

Esprit d'équipe et sens du service client

Aisance écrite et orale

Sens de l'éthique et intégrité Autonomie et initiative Réactivité

Compétences techniques :

Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat,

Connaissance des métiers de l'assurance P&C

Maîtrise d’Office
Niveau d’étude exigé :

Bac + 3 en administration, assurance, gestion, Finance, ou équivalent

Expérience nécessaire :

Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur des assurances, Connaissances générales : Concept de base en assurance,