Assistante de Direction

1. Mission principale

Assister la Direction Générale dans la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise, assurer le suivi des dossiers stratégiques, coordonner la communication interne/externe et gérer les aspects administratifs, juridiques et logistiques liés au fonctionnement quotidien de la société.

2. Responsabilités et tâches principales

A. Gestion administrative et organisationnelle

* Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Général.

* Organiser les réunions, déplacements, rendez-vous et événements internes.

* Rédiger, préparer et classer les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs.

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des partenaires, clients et visiteurs.

B. Suivi des dossiers juridiques

* Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques de la société.

* Travailler en collaboration avec l’avocat de l’entreprise pour la transmission, préparation ou mise à jour des documents requis.

* Assurer la mise à jour des dossiers contentieux, litiges ou procédures en cours.

* Suivre les échéances juridiques (audiences, délais, notifications, correspondances).

* Garantir la confidentialité des documents et informations sensibles.

C. Gestion du stock matériel et fournitures de bureau

* Suivre le stock de matériel et fournitures de bureau courantes.

* Établir les besoins internes et maintenir un niveau de stock minimal.

* Superviser la réception, la vérification et le rangement des fournitures.

* Tenir à jour un tableau de suivi des entrées et sorties du matériel.

D. Contact et gestion des fournisseurs (nouvelle tâche)

* Rechercher, contacter et évaluer les fournisseurs de fournitures de bureau et matériel.

* Demander des devis, passer les commandes et assurer le suivi des livraisons. * Négocier les prix, délais et conditions si nécessaire.

* Gérer la relation fournisseur et s’assurer du respect des engagements.

E. Coordination interne

* Assurer la liaison entre la Direction, les services internes et les partenaires externes.

* Suivre l’avancement des projets confiés et relancer les équipes concernées.

* Préparer les dossiers pour les réunions de direction.

F. Gestion documentaire

* Classement et archivage physique et numérique.

* Gestion des courriers entrants et sortants.

* Classer, archiver et sécuriser les documents administratifs, juridiques et contractuels. * Mettre à jour les bases de données internes.

G. Gestion des Ressources Humaines

* Participation au processus de recrutement (tri des CV, prise de rendez-vous, communication candidats).

* Gestion des dossiers du personnel : contrats, renouvellements, absences, congés. * Préparation et mise à jour des tableaux de bord RH.

* Suivi de la présence, des retards et des plannings.

* Coordination avec le service paie (transmission des éléments variables). * Accueil et intégration des nouveaux employés.

* Organisation des formations internes et suivis des évaluations.

3. Compétences requises

Compétences techniques

* Excellentes compétences en administration et gestion documentaire.

* Connaissance du fonctionnement juridique de base d’une entreprise.

* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, e-mail…). * Bonne expression écrite et orale en français (anglais souhaité).

* Sens de l’organisation et gestion des priorités.

* Capacité à gérer la relation avec les fournisseurs.

Compétences personnelles

* Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

* Communication claire et professionnelle.

* Polyvalence et réactivité.

* Rigueur, autonomie et sens du détail.

* Capacité à travailler sous pression et gérer des urgences.

4. Formation et expérience

* Bac +2 / Bac +3 en gestion, administration ou équivalent.

* Expérience souhaitée : 2 à 5 ans dans un poste similaire.

* Une connaissance des procédures juridiques ou administratives est un atout.