Assistante d’administration & finance

1- Mission :

Gestion des Moyens Généraux & Logistique :

• Recenser les besoins, gérer les stocks et assurer les commandes de fournitures de bureau, consommables et autres besoin logistique.

• Assurer la gestion administrative complète des lignes et puces (attributions, renouvellements, suspensions, résiliations, suivi des abonnements et des consommations)

• Assurer le suivi rigoureux de la facturation des prestations VTC et procéder au rapprochement systématique entre les courses facturées et les déplacements professionnels réellement validés.

Gestion Comptable, Administrative et Financière :

• Collecter, vérifier la conformité (factures, mentions obligatoires), classer et archiver physiquement et numériquement l'ensemble des pièces comptables.

• Enregistrer les factures prestataires, suivre les échéances de paiement et maintenir à jour l'état des règlements.

• Organiser et maintenir un système d'archivage sécurisé pour l'ensemble des documents et contrats de l'entreprise afin d'en garantir l'accès rapide

• Constituer et mettre en conformité les dossiers administratifs spécifiques demandés par la hiérarchie.

Gestion de la Petite Caisse et Trésorerie Courante :

• Assurer le suivi quotidien des mouvements de caisse (entrées/sorties).

• Vérifier systématiquement la validité des justificatifs de dépenses (tickets, reçus) avant tout décaissement.

• Effectuer les rapprochements de caisse réguliers, éditer les états de caisse périodiques et signaler immédiatement toute anomalie ou écart constaté.

Achats et Circuit de Paiement

• Élaborer et formaliser les bons de commande conformément aux demandes préalablement validées par la hiérarchie.

• Préparer et assurer la remise sécurisée des chèques ou des ordres de virement aux prestataires et fournisseurs.

2- Profil recherché

• Licence (Bac+3) ou Master (Bac+5) en Finance, Comptabilité, Gestion des Entreprises ou Administration.

• Expérience de 1 an dans un poste similaire.

3- Compétences requises :

• Maîtrise des outils bureautiques, particulièrement Excel

• Bonne connaissance des principes comptables et financiers.

• Bonne capacités rédactionnelles en français (obligatoire). Anglais ou arabe selon le contexte

4- Qualités personnelles :

• Rigueur et intégrité dans le maniement des fonds et le traitement des chiffres.

• Sens de l'organisation : capacité à gérer les priorités entre urgences logistiques et classement administratif.

• Confidentialité : discrétion totale concernant les données financières et stratégiques de l'entreprise.

• Aisance relationnelle : diplomatie et fermeté dans les échanges avec fournisseurs et collaborateurs internes.