SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Secrétaire de Direction

Rattachement hiérarchique

Directeur / Responsable de la structure

Mission principale

Assurer le secrétariat, l'organisation administrative et l'appui quotidien à la Direction, en facilitant la gestion des courriers, des réunions, des rendez-vous et la circulation de l'information.

Activités principales

• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
• Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous du Directeur.
• Recevoir, enregistrer, traiter et transmettre les courriers et documents.
• Préparer et mettre en forme les correspondances, notes, rapports et comptes rendus.
• Organiser les réunions et préparer les dossiers nécessaires.
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus de réunions.
• Assurer le classement et l'archivage des documents de la Direction.
• Assurer le suivi des dossiers et des correspondances en instance.
• Veiller à la confidentialité des informations et documents traités.
• Assurer la coordination avec les différentes structures et interlocuteurs de la Direction.
• Effectuer toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie.

Compétences requises

Savoir-faire :

• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint.
• Capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
• Techniques de classement et d'archivage.
• Organisation et gestion des priorités.

Savoir-être :

• Rigueur et organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Ponctualité.
• Sens de l'accueil et de la communication.
• Disponibilité et réactivité.
• Esprit d'équipe.
• Sens des responsabilités.

Profil recherché

• Niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, administration, gestion ou domaine équivalent.
• Une expérience dans un poste similaire constitue un atout.

Indicateurs de performance

• Qualité et rapidité du traitement administratif.
• Respect des délais et des priorités.
• Qualité des documents produits.
• Fiabilité du suivi des dossiers et courriers.
• Qualité de l'accueil et de la communication.
• Respect des règles de confidentialité.