Secrétaire de direction

Missions et Responsabilités :

• Organiser ses rendez-vous, filtrer les appels téléphoniques et faire assurer le travail classique du secrétariat (saisie, photocopie, enregistrement, diffusion du courrier) ;
• Etablir la relation et le feed-back entre le Directeur à l’intérieur de l’entreprise et en externe avec les autres partenaires ;
• Réceptionner les documents (fax-courrier arrivée et départ, dossier de recrutement note et circulaire) ;
• Dispatcher des documents de la structure ;
• Classer les documents de la structure et Archiver le passif ;

Taches Principales :

• Assurer la gestion des appels téléphoniques (réception et filtrage) sur instruction de sa hiérarchie ainsi que la réception, l’enregistrement, le classement et la diffusion du courrier arrivée.
• Tenir l’agenda du Responsable, assurer l’accueil des visiteurs /rendez-vous, les renseigner, les orienter et informer .
• Tenir le planning des rendez-vous , et organiser les différentes réunions qui sont présidées par le DG ou son intérimaire.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers qui revêtent un caractère important, afin de faciliter leur consultation par les utilisateurs demandeurs, et les conserver sous support papier ou support magnétique.
• Filtrer les appels reçus
• Assister le Responsable en matière de documentation
• Assister les demandeurs dans leurs recherches thématiques (tout type de dossier, des plans, contrats, conventions, cahiers des charges et de toute autre relation contractuelle ayant été conclue avec des partenaires (clients ou fournisseurs),
• Assurer et/ou participer, le cas échéant, à la traduction des documents sollicités par les autres structures de l’entreprise de manière professionnelle et dans de meilleures conditions de qualité.
• Saisir tout document selon les instructions données, les soumettre au contrôle et à la signature, les reproduire et se charger de leur diffusion interne ou externe.
• Préparer tout dossier et mettre en œuvre toute procédure relative à l’application des lois et règlements.

Qualités Requises au Plan Professionnel :

• Formation universitaire BAC+4 licence en gestion et une formation en secrétariat de direction,

• Avoir au minimum 05 ans d’expérience professionnelle au poste ou un poste similaire.

• Maitrise parfaite de la langue française, anglaise et arabe (parlait et écrit)

• Maitrise parfaite de l’outil informatique notamment l’office 365

• Savoir bien rédiger et bien hiérarchiser les priorités de travail,

• Bonne maitrise de l’outil informatique.

Qualités Requises au Plan Personnel :

• Bonne présentation, un langage facile avec une capacité à restituer aux responsables

• La synthèse et l’intérêt des appels reçus.

• Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.

• Grande capacité de coordination et de prise de décision.

• Grandes capacités à travailler en équipe, de communication et de dialogue.

• Capacité au changement et à la gestion de la pression

• Rigueur et assiduité

• Aisance relationnelle