Chargé (e) Mission & Réservation

Mission principale

Assurer l'organisation, la coordination et le suivi de l'ensemble des déplacements professionnels des collaborateurs, ainsi que la gestion des réservations (billets, hôtels, véhicules, etc.), tout en garantissant le respect des procédures internes et l'optimisation des coûts.

Principales tâches

1. Gestion des missions

• Réceptionner et traiter les demandes de mission.

• Vérifier la conformité des demandes avec les procédures internes.

• Planifier les déplacements en coordination avec les directions concernées.

• Préparer les ordres de mission.

• Assurer le suivi administratif des missions avant, pendant et après le déplacement.

2. Gestion des réservations

• Réserver les billets d'avion, de train ou tout autre moyen de transport.

• Effectuer les réservations d'hôtels selon les besoins et le budget défini.

• Organiser les transferts (taxi, navette, location de véhicule, etc.).

• Modifier ou annuler les réservations en cas de changement de programme.

• Veiller à obtenir les meilleurs tarifs et conditions.

3. Coordination logistique

• Coordonner les déplacements avec les chauffeurs de l'entreprise.

• Organiser les itinéraires et horaires des déplacements.

• Assurer la disponibilité des moyens logistiques nécessaires.

4. Suivi administratif

• Constituer les dossiers de mission.

• Classer et archiver les documents liés aux déplacements.

• Contrôler les confirmations de réservation.

• Suivre les factures et les justificatifs des prestataires.

• Préparer les états de suivi des missions.

5. Relation avec les prestataires

• Assurer la liaison avec les compagnies aériennes, hôtels, agences de voyages et autres fournisseurs.

• Négocier les meilleures conditions tarifaires lorsque cela est possible.

• Suivre la qualité des prestations fournies.

6. Gestion des imprévus

• Traiter les urgences liées aux déplacements.

• Reprogrammer rapidement les réservations en cas d'annulation ou de retard.

• Assister les collaborateurs durant leurs missions.

7. Reporting

• Élaborer des tableaux de bord relatifs aux missions et réservations.

• Suivre les dépenses liées aux déplacements.

• Produire des rapports périodiques pour la Direction.

8. Respect des procédures

• Veiller au respect de la politique de déplacement de l'entreprise.

• Garantir la confidentialité des informations traitées.

• Appliquer les procédures administratives et financières en vigueur.

Compétences requises

• Excellente maîtrise de l'organisation et de la planification.

• Bonne connaissance des procédures de voyage professionnel.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Sens du service et excellente communication.

• Gestion du stress et des situations d'urgence.

• Esprit d'analyse et de résolution des problèmes.

• Rigueur, autonomie et discrétion.