Chargé Bureau d'ordre Général (BOG)

Missions et Responsabilités

• Assurer une bonne gestion du courrier (réception, tri, classement, scan et enregistrement, dans les outils mis à la disposition du bureau d’ordre) ;
• Assurer la distribution, la diffusion et le suivi du courrier (arrivé, départ) ;
• Assure l'ouverture du courrier, son tri, son scan et enregistrement systématique sur le système et sa diffusion vers les destinataires appropriés ;
• Se charge de l'émission des télécopies et de leur distribution à l'arrivée ;
• Traite les courriers et tous documents à caractère confidentiel
• Veiller sur l’intégrité et la confidentialité du courrier.

Taches Principales :

• Assurer la réception, la gestion, l’enregistrement des courriers en arrivé et au départ ;

• La collecte, le tri, l’enregistrement et la distribution du courrier arrivé et départ de l’entreprise (lettres, fax, colis, ...).

• Assurer et veiller à la collecte du courrier par les moyens internes et externes mis à disposition ;

• Assurer l’accès au courrier et faciliter sa recherche ;

• Trier et analyser le courrier ;

• Assurer l’enregistrement du courrier dans l’outil mis à sa disposition ;

• Assurer la diffusion et la distribution du courrier à l’ensemble des structures concernées ;

• Organise l’opération de transfert et de réception des documents,

• Pré-saisie sur l’application informatique interne du flux de gestion des courriers et des documents.

• Suivre la circulation des courriers et documents ;

• Gérer et suivre les courriers de la société ;

• Veiller au classement des documents et dossiers sensibles suivant les instructions de la Direction Générale ;

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, ...)

• Assurer un reporting régulier sur son activité ;

• Se conforme à la réglementation en matière de documentation et d’archivage,

• Prendre en charge la Gestion Électronique des Documents (numérisation, indexation, contrôle des documents, archivage, désarchivage),

• Garantir la réception, la sélection et la distribution des documents,

Qualités Requises sur Le Plan Professionnel :

• Bac + 3 TS en informatique,
• Avoir un minimum de 03 ans d’expérience dans un poste équivalent,
• Maitrise des langues française, anglaise et arabe (parlées et écrites),
• Esprit d'analyse et de synthèse,
• Connaissance des normes et de la règlementation en matière de gestion des documents et d’archive,
• Maitrise de l’outil informatique.

Qualités Requises sur Le Plan Personnel :

• Esprit de travail en groupe,

• Sens de l’écoute, de communication et de dialogue,

• Esprits d’analyse et de synthèse,

• Disponibilité,

• Sens de l’organisation et de discrétion et confidentialité,

• Rigueur,

• Assiduité.