Assistant(e) De Direction

Assistant(e) de Direction Expérimenté(e)

Rattachement hiérarchique

Direction Générale / Président Directeur Général (PDG)

Expérience requise

• Minimum 10 années d'expérience en qualité d'Assistante de Direction ou de Direction Générale.

• Expérience dans une entreprise privée ou industrielle souhaitée.

Mission principale

Assister la Direction Générale dans la gestion quotidienne de ses activités administratives, organisationnelles et de communication, tout en garantissant la confidentialité des informations et le bon fonctionnement du secrétariat de direction.

Principales missions et responsabilités

Gestion administrative

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale.

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus et rapports.

• Classer et archiver les documents physiques et numériques.

• Assurer le suivi administratif des dossiers de la Direction.

Gestion de l'agenda

• Organiser et gérer l'agenda de la Direction.

• Planifier les réunions, rendez-vous et déplacements.

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.

• Organiser les visioconférences.

Organisation des réunions

• Préparer les convocations.

• Réserver les salles de réunion.

• Préparer les supports et documents.

• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.

• Assurer le suivi des décisions prises.

Communication

• Accueillir les visiteurs et partenaires.

• Répondre aux appels téléphoniques.

• Assurer l'interface entre la Direction et les différents services.

• Gérer les échanges avec les fournisseurs, administrations et partenaires.

Gestion des déplacements

• Organiser les missions professionnelles.

• Effectuer les réservations d'avion, hôtel et transport.

• Préparer les ordres de mission.

• Assurer le suivi des frais de déplacement.

Suivi des dossiers

• Assurer le suivi des actions décidées par la Direction.

• Relancer les responsables concernés.

• Élaborer des tableaux de bord de suivi.

• Veiller au respect des délais.

Gestion documentaire

• Préparer les présentations PowerPoint.

• Mettre à jour les bases documentaires.

• Gérer les dossiers confidentiels.

Coordination interne

• Collaborer avec les différents départements.

• Assurer la circulation de l'information.

• Participer à l'organisation des événements internes.

Assistance à la Direction Générale

• Préparer les dossiers stratégiques.

• Réaliser des recherches documentaires.

• Collecter et synthétiser les informations nécessaires aux prises de décision.

• Gérer les priorités et les urgences.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Maîtrise des outils de visioconférence.

• Excellente capacité rédactionnelle en français.

• Bonne maîtrise de l'arabe.

• L'anglais professionnel est un atout.

• Très bonne maîtrise des techniques de classement et d'archivage.

• Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus.

Compétences comportementales

• Sens élevé de la confidentialité.

• Excellente organisation.

• Rigueur.

• Discrétion.

• Sens des responsabilités.

• Esprit d'initiative.

• Réactivité.

• Excellente communication.

• Gestion du stress.

• Capacité à travailler sous pression.

• Esprit d'équipe.

• Présentation professionnelle.

Profil recherché

• Diplôme universitaire (Bac+3 à Bac+5) en Gestion, Administration, Secrétariat de Direction ou équivalent.

• Minimum 10 ans d'expérience dans un poste similaire.

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).

• Bonne maîtrise de l'arabe.

• Disponibilité et flexibilité.

Qualités recherchées

• Loyauté.

• Sens de l'organisation.

• Diplomatie.

• Autonomie.

• Polyvalence.

• Ponctualité.

• Respect de la confidentialité.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Excellente gestion des priorités.

• Forte capacité d'anticipation.