ASSISTANTE DE DIRECTION

MISSION PRINCIPALE DE L’EMPLOI

La mission principale de l’Assistante de Direction est d’assister les directeurs et direction selon les lieux, en réalisant les activités courantes de secrétariat.

A1-Recevoir les appels, courriers et visiteurs, les enregistrer, les orienter :

- Répondre et/ou orienter les messages et appels téléphoniques ;

- Accueillir les visiteurs et les prendre en charge ;

- Enregistrer et diffuser les courriers en interne (siège ou UO) et/ou en externe ;

- Renseigner le registre des courriers (arrivé /départ).

A2- Réaliser les activités administratives courantes d’une direction :

- Rédiger les documents ou supports administratifs (compte rendu de réunion, mail courrier, présentation, note de service et formulaire, etc.) et les transmettre aux interlocuteurs concernés, internes ou externes ;

- Mettre en forme les documents, rapports et courriers ;

- Référencer et préparer les documents administratifs à signature du directeur, PDG, etc. ;

- Classer et archiver les documents et courriers (physiques et électronique).

A3- Organiser la logistique quotidienne liée aux réunions et déplacements :

- Prendre les rendez-vous, tenir l’agenda du Responsable hiérarchique ;

- Organiser les déplacements du directeur et prendre en charge les intervenants externes ;

- Réserver les salles et /ou organiser la logistique des réunions ;

- Rédiger les ordres du jour du Comité de direction UO ;

- Préparer et envoyer le canevas du rapport d’activité aux intervenants ;

- Passer des demandes d’achats et d’approvisionnements pour les fournitures de bureau.