Assistant(e) Degré B

Missions Principales:

• Assurer le secrétariat afin de faciliter la gestion de son activité (accueil, gestion de planning, rédaction de documents, archivage, classement, préparation de réunions, ...);
• Organiser et coordonner les informations internes et externes parfois à caractère confidentielles, liées au fonctionnement de SEAAL.
• Appliquer la règlementation QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement)

Taches Principales:

• Saisir et présenter des notes et des documents à caractère confidentiel.
• Assurer une prestation de bienvenue directe ou indirecte (outil téléphonique).
• Qualifier, enregistrer les demandes et réorienter si nécessaire ;
• Saisir, mettre en forme et éditer les documents (rapports, publications et supports de présentation)
• Concevoir et rédiger des courriers internes et externes (rapports, notes…) en tenant compte du style rédactionnel requis.
• Utiliser les supports adaptés (lettres, supports graphiques, messages électroniques…) ;
• Traiter le courrier interne et externe : (Réception, enregistrement, archivage et dispatching des courriers) ;
• Réceptionner, enregistrer, archiver et dispatcher les courriers ;
• Transmettre en temps réel le courrier.
• Enregistrer et archiver une copie du courrier.
• Dans le cas de courrier important, mandater un chauffeur pour l’apporter en mains propres au destinataire ;
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, préparation de salles,…..) ;
• Appliquer les procédures en vigueurs afin d’optimiser les techniques de gestion administrative et les méthodes de classement et d’archivage ;
• Effectuer les commandes des consommables de la Direction selon les procédures internes
• Assurer l’accessibilité des informations,
• Classer, photocopier, préparation et rédaction de courriers Classer et mettre à jour les dossiers administratifs.