Assistant du Directeur

Missions principales :

• L’assistant assure le secrétariat du Directeur afin de faciliter la gestion de son activité (accueil, gestion de planning, organisation de déplacements, rédaction de documents, archivage, classement, préparation de réunions, ...).

• Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois à caractère confidentiel, liées au fonctionnement de l'entreprise .

• Il prend en charge le suivi complet de certains dossiers (suivi demandes et réclamations VIP, suivi formation) ou d’événements ponctuels (organisation d’événements).

• Il applique et fait appliquer les consignes QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement).

Taches :

• Saisir et présenter des notes et des documents à caractère confidentiel.

• Assurer une prestation de bienvenue directe ou indirecte (outil téléphonique) en appliquant les modalités d’accueil définies par la Direction Générale. Qualifier, enregistrer les demandes et les réorienter si nécessaire v Faciliter l’accès au site et les déplacements des visiteurs de la Direction en lien avec la Sécurité.

• Tenir à jour l’agenda et le planning du Directeur et mettre en œuvre la logistique adéquate en fonction des déplacements professionnels prévus en tenant compte notamment des impératifs de délai.

• Assurer le relais de communication avec le Secrétariat de Direction Général ainsi que les Secrétariats des Directeurs de l'entreprise.

• Concevoir et rédiger des courriers internes et externes (rapports, notes…) en tenant compte du style rédactionnel requis et de la charte graphique de l'entreprise

• Utiliser les supports adaptés (lettres, supports graphiques, messages électroniques

• Traiter le courrier interne et externe de la Direction.

• Réception, enregistrement, archivage et dispatching des courriers.

• Enregistrer et archiver une copie du courrier. Dans le cas de courrier important, mandater un chauffeur pour l’apporter en mains propres au destinataire.

• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, préparation de salles,

• Assurer le suivi des correspondances liées aux réunions internes et externes de l'entreprise

• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service et autres documents spécifiques. S’assurer de leur bonne réception.

• Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers ou d’événements ponctuels

• Organiser les évènement de l'entreprise en relation avec les services internes concernés par ( l’envoi des courriers d’invitation…)

• Effectuer une veille médiatique journalière des articles de presse parlant directement ou indirectement des activités gérées par l'entreprise, relever les articles « sensibles » afin d’en faciliter la prise de connaissance par le Directeur Général

• Appliquer les procédures en vigueurs afin d’optimiser les techniques de gestion administrative et les méthodes de classement et d’archivage.

• Effectuer les commandes des consommables de la Direction selon les procédures internes Assurer l’accessibilité des informations, Classer, photocopier, préparer et rédiger les courriers

• Appliquer les règles d’Hygiène et de Sécurité liées à la fonction.

Formation :

• Bac+ 4 (BTS) en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de gestion

Expérience :

• 5 années d’expérience dans un emploi de secrétariat dans un environnement professionnel comparable.

Qualités professionnelles :

• Connaissance de la culture d’entreprise (Métiers, Spécialités, spécificités, organigramme)

• Maîtriser les outils informatiques standards (Ms Office) et les applications spécifiques de l'entreprise (gestion de courriers…)

• Appliquer les techniques rédactionnelles de mise en forme de documents et maîtriser l’orthographe et la grammaire,

• Connaître les techniques de gestion de la documentation (enregistrer, analyser, classer, indexer dans un système manuel et / ou informatisé facilitant la recherche et la consultation de documents

• Maîtriser les techniques d’accueil et de réception physiques ou téléphoniques (savoir présenter l’image de l'entreprise et de la Direction, maitriser l’outil téléphonique et qualité de présentation personnelle)

• Maîtriser les langues (Arabe, Français), lues, parlées et écrites,