Archiviste (GED) / Assistante technique – Direction du Développement et de la Maintenance

Entreprise de gestion hôtelière disposant de plusieurs établissements en exploitation et  engagée dans des projets de modernisation, de rénovation et de mise à niveau de ses  hôtels. Le poste s’inscrit dans un environnement technique nécessitant une gestion  rigoureuse des documents techniques, contractuels et administratifs liés aux projets. 

Mission principale : 

Assurer la gestion électronique des documents (GED) et le secrétariat technique de la  Direction du Développement et de la Maintenance, en garantissant l’organisation, le  classement, la traçabilité et la disponibilité des documents techniques et administratifs. 

Responsabilités et activités principales : 

• Mettre en place, administrer et exploiter le système de Gestion Électronique des  Documents (GED). 

• Collecter, classer, indexer et archiver les documents techniques et administratifs  (plans, cahiers des charges, contrats, avenants, rapports, DOE, correspondances).

• Assurer le tri, la structuration et la mise à jour des documents techniques selon leur  nature et leur cycle de vie. 

• Garantir la traçabilité, la sécurité et la confidentialité des documents.

• Gérer les versions des documents et assurer leur diffusion contrôlée.

• Assurer le secrétariat technique de la Direction (gestion du courrier, suivi des  

dossiers, préparation des réunions, rédaction et mise en forme de documents).

• Assister les équipes techniques dans la recherche et l’exploitation des documents.

• Veiller au respect des procédures internes de gestion documentaire.

• Participer à l’amélioration continue des processus d’archivage et de gestion  documentaire.

 Compétences requises : 

Compétences techniques  : 

• Maîtrise des principes et outils de la Gestion Électronique des Documents (GED).

• Bonne connaissance des techniques d’archivage électronique et de gestion  documentaire. 

• Connaissance des documents techniques liés aux projets de construction,  rénovation ou maintenance (architecture, ingénierie, travaux). 

• Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d’information documentaire.

• Capacité à structurer, classer et retrouver rapidement l’information. Compétences comportementales 

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation. 

• Discrétion et respect strict de la confidentialité. 

• Autonomie et sens des responsabilités. 

• Capacité à travailler en interaction avec des équipes techniques. 

• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles. 

Profil requis  : 

• Formation en archivistique, documentation, gestion de l’information ou équivalent.

• Expérience professionnelle minimale de 10 ans en archivage électronique et GED.

• Expérience souhaitée dans un environnement technique (bâtiment, travaux,  maintenance, ingénierie). 

Conditions particulières : 

• Poste clé pour la structuration et la sécurisation de l’information technique.

• Collaboration étroite avec les architectes, ingénieurs et services supports.

• Disponibilité requise selon les besoins des projets.