Assistante direction génerale

L'Assistante de Direction Générale assure l'assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle du Directeur Général.

Elle facilite la coordination entre la Direction Générale, les différents services de l'entreprise et les interlocuteurs externes. Elle veille à la bonne circulation de l'information, au suivi des dossiers et au respect des priorités et échéances de la Direction.

Elle est également garante de la confidentialité des informations et documents auxquels elle a accès.

Principales responsabilités

A. Assistance au Directeur Général

• Assurer l'assistance quotidienne du Directeur Général.

• Gérer et organiser son agenda et ses rendez-vous.

• Organiser les réunions, conférences et déplacements professionnels.

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.

• Assurer le suivi des demandes et instructions de la Direction Générale.

• Anticiper les échéances et attirer l'attention du Directeur Général sur les dossiers prioritaires.

• Filtrer et orienter les appels téléphoniques et les sollicitations.

• Assurer un rôle d'interface entre le Directeur Général et les différents interlocuteurs internes et externes.

B. Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents de la Direction.

• Assurer le classement et l'archivage des documents.

• Organiser et maintenir un système de classement physique et numérique efficace.

• Préparer les dossiers administratifs et documents nécessaires aux décisions de la Direction.

• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants.

• Suivre les échéances administratives et les dossiers confiés par la Direction.

C. Organisation et suivi des réunions

• Planifier les réunions de la Direction Générale.

• Préparer les ordres du jour et les documents nécessaires.

• Assurer la préparation logistique des réunions.

• Rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus de réunions.

• Diffuser les comptes rendus aux personnes concernées.

• Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser.

• Relancer les responsables concernés sur les actions en attente.

D. Coordination avec les services

• Assurer la liaison entre la Direction Générale et les différents départements.

• Centraliser les informations nécessaires à la Direction.

• Suivre l'avancement des dossiers transversaux.

• Relancer les différents services sur les demandes de la Direction.

• Contribuer à la coordination des actions décidées par la Direction Générale.

• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

E. Gestion des déplacements et événements

• Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général.

• Préparer les programmes de déplacement et les dossiers nécessaires.

• Effectuer les réservations de transport et d'hébergement selon les procédures internes.

• Organiser les réunions avec les partenaires et visiteurs externes.

• Participer à l'organisation d'événements, séminaires, réunions de Direction et visites officielles.

F. Gestion de l'information et confidentialité

• Traiter les informations confidentielles avec discrétion.

• Assurer la confidentialité des dossiers de la Direction Générale.

• Contrôler la diffusion des documents et informations sensibles.

• Assurer une veille sur les dossiers nécessitant l'attention de la Direction.

• Maintenir une organisation documentaire permettant un accès rapide et sécurisé aux informations.