Assistante d'administration

1. Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique, filtrage des appels.
• Réception, tri et distribution du courrier (postal et électronique).
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
• Rédaction, mise en forme et suivi de documents (courriers, notes, rapports).
• Suivi des fournitures de bureau et gestion des commandes.

2. Support organisationnel

• Gestion d’agenda : planification des rendez-vous, réunions, déplacements.
• Préparation logistique des réunions (réservations de salles, convocations, comptes rendus).
• Suivi des deadlines et rappels pour la direction/les responsables.
• Gestion des déplacements (billets, hôtels, notes de frais).

3. Gestion documentaire et reporting

• Élaboration de tableaux de suivi (Excel, CRM, ERP).
• Préparation de rapports administratifs et statistiques pour la hiérarchie.
• Mise à jour de bases de données internes (contacts, clients, fournisseurs).

4. Interface interne et externe

• Point de contact entre la direction et les autres départements.
• Transmission et circulation de l’information auprès des équipes.
• Accueil et orientation des visiteurs, clients, fournisseurs.

5. Tâches spécifiques selon l’entreprise

• Participation à la préparation des dossiers RH (congés, absences, contrats).
• Appui au suivi de la facturation et des règlements (si mission comptable de base).
• Coordination avec les prestataires externes (agences, imprimeurs, etc.).
• Aide à la préparation d’événements (séminaires, formations, congrès).