Assistante administrative chargée de l'archive

Missions détaillées

1. Collecte et réception des documents
   • Centraliser tous les documents entrants et sortants (courriers, contrats, factures, plans, rapports, etc.).
   • Assurer la récupération quotidienne des fichiers transmis par les différents services.
2. Numérisation et conversion
   • Scanner et convertir les documents physiques en formats numériques adaptés (PDF, TIFF, etc.).
   • Veiller à la qualité et à la lisibilité des fichiers numérisés.
3. Classement et indexation
   • Organiser la base documentaire selon une nomenclature claire et normalisée.
   • Utiliser des métadonnées, mots-clés et systèmes de codification pour faciliter la recherche.
4. Gestion de la base documentaire
   • Mettre à jour et maintenir le système GED (Gestion Électronique de Documents).
   • Garantir la cohérence, la non-duplication et l’accessibilité des documents.
5. Sécurité et conformité
   • Mettre en œuvre des procédures de sauvegarde et d’archivage sécurisé.
   • Garantir la conformité aux lois en vigueur (RGPD, réglementations locales).
6. Diffusion et assistance
   • Assurer la transmission rapide des documents aux personnes autorisées.
   • Former et accompagner les collaborateurs à l’utilisation de la base documentaire.
7. Gestion du cycle de vie documentaire
   • Définir et appliquer les durées légales de conservation.
   • Procéder à la destruction sécurisée des documents obsolètes ou arrivés à échéance

8. Différente tâche administrative

Profil rechercher :

- Licence ou équivalent

- un grand sens d'organisation

- Expérience de 02 ans dans un poste similaire