Secrétaire Directeur Général

1. IDENTIFICATION DU POSTE

L’assistant(e) facilite le bon fonctionnement de l’entreprise au travers du recueil et du traitement d’informations de différentes natures. Il assure une activité de soutien général grâce au suivi et à la gestion des dossiers ou des prestations de services, dans le respect des procédures mises en place. Il assure un appui quotidien et optimiser l’organisation du travail, la gestion de leur temps, la constitution de leurs dossiers, leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques.

2. POSITION ORGANISATIONNELLE

N+1 Directeur Général

3. ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE

- Assurer le secrétariat particulier du Directeur général

- Gérer et coordonner la tenue de l’agenda du DG, organisation de ses déplacements,

- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DG en recueillant les éléments des directions

- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs

- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers

- Tenue des fichiers contact, collecte d’informations, mise à jour, etc.

- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs, de la direction générale

- Suivre certains projets confiés par le Directeur général

- Assurer l’intérim des autres assistantes de la Direction Générale (congés, etc.)

- Classer et archiver les documents administratifs

4. FACTEURS D’ÉVOLUTION DU POSTE

- Digitalisation et dématérialisation de l’activité administrative (documents, processus, etc.).

- Évolution de l’organisation de travail du fait du recours croissant aux solutions de communication et de réunion à distance (maîtrise des outils de conférence téléphonique, de réunion à distance, etc.).

- Maintien de la relation de proximité et de fluidité tout en faisant face à une exigence croissante des interlocuteurs internes et externes.

5. FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS DU POSTE

- Faire preuve d’initiative et d’anticipation,

- Être un point de convergence entre la Direction Générale et les autres directions de l’entreprise

- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie

- Engagement, disponibilité - Rigueur, fiabilité et discrétion

- Qualités relationnelles,

- Posséder une expérience professionnelle avérée et réussie dans l’assistanat

- Diplomatie

- Sens du relationnel et du travail en équipe

6. CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE ET EVOLUTION ENVISAGEABLE

- Niveau d’étude souhaité : bac+4

- Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office

- Très bonne maitrise de la langue anglaise

- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable)

- Très bonne expression orale