Un Responsable /Directeur de l’Administration Générale /Unité siège

Mission Principale

Assurer la gestion efficace des activités administratives du siège de la Direction Générale du Groupe, notamment :

• L’organisation administrative ;

• La gestion et l’optimisation des ressources humaines ;

• La gestion des moyens matériels et logistiques ;

• Le bon fonctionnement des processus de soutien et des services généraux ;

• Le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Activités Principales

1. Gestion Administrative

Administration du personnel

• Assurer la gestion administrative du personnel de la Direction Générale.

• Veiller à la confidentialité et à la conservation des dossiers du personnel.

• Assurer le suivi des contrats de travail, de formation et de fidélité.

• Établir les certificats et attestations de travail.

• Administrer les recrutements, mutations, départs et autres décisions de gestion du personnel.

• Assurer le suivi des apprentis et stagiaires.

• Administrer le volet formation.

Gestion sociale et réglementaire

• Veiller à l’application du règlement intérieur.

• Veiller au respect des procédures disciplinaires.

• Contrôler les entrées et sorties du personnel.

• Valider la gestion du temps de travail et du pointage.

• Assurer les relations avec :

  • Inspection du travail ;

  • CNAS ;

  • CNR ;

  • Médecine du travail ;

  • Autres organismes sociaux.

• Veiller au dépôt des déclarations parafiscales dans les délais réglementaires.

Gestion des registres légaux

Veiller à la tenue à jour des :

• Registres du personnel ;

• Registres de paie ;

• Registres des congés payés ;

• Registres d’hygiène et sécurité ;

• Registres de médecine du travail ;

• Registres de mise en demeure ;

• Registres des équipements.

Gestion des congés et de la paie

• Établir le planning annuel des congés.

• Contrôler les droits aux congés :

  • Congé annuel ;

  • Reliquat ;

  • Récupération ;

  • Maternité ;

  • Maladie ;

  • Congés spéciaux.

• Veiller à l’établissement de la rémunération mensuelle du personnel du siège.

• Assurer le suivi administratif de la paie.

Gestion des missions et déplacements

• Établir les ordres de mission.

• Organiser et suivre les déplacements professionnels.

• Contrôler et valider les frais de mission et de déplacement.

• Assurer le remboursement des frais engagés.

Gestion administrative générale

• Planifier, coordonner et superviser les activités de la structure.

• Assurer le suivi comptable des services administratifs.

• Rédiger :

  • Décisions ;

  • Notes ;

  • Correspondances ;

  • Documents administratifs.

• Produire les reportings réguliers d’activité.

2. Gestion des Moyens Généraux

Organisation et pilotage

• Élaborer et améliorer les procédures relatives aux moyens généraux.

• Superviser l’ensemble des activités des services généraux.

• Garantir la disponibilité des moyens matériels nécessaires aux structures.

Gestion des achats et fournisseurs

• Constituer et mettre à jour le fichier fournisseurs.

• Assurer les relations avec les fournisseurs.

• Réaliser les évaluations périodiques des prestations.

• Négocier les contrats de prestations de services.

• Assurer l’exécution du budget des approvisionnements.

• Réceptionner les acquisitions destinées aux services.

Gestion logistique

• Organiser :

  • Déplacements professionnels ;

  • Réservations d’hôtels ;

  • Achat de billets ;

  • Prestations de restauration.

• Préparer et coordonner la logistique des :

  • Séminaires ;

  • Journées d’étude ;

  • Réunions ;

  • Cérémonies et événements.

Gestion des stocks

• Assurer la gestion des stocks de fournitures administratives et informatiques.

• Maintenir un stock de sécurité.

• Tenir à jour les journaux de stock informatisés.

• Distribuer les fournitures aux structures contre décharge.

Gestion du patrimoine et des infrastructures

• Veiller à l’entretien des locaux.

• Contrôler régulièrement l’état des bureaux.

• Préserver les équipements et les biens de l’entreprise.

• Assurer la gestion des archives.

• Gérer les locations à usage de bureau ou d’habitation.

Gestion du parc automobile

• Organiser et suivre l’utilisation du parc automobile.

• Assurer :

  • Le suivi des déplacements ;

  • La consommation de carburant ;

  • Les réparations ;

  • L’entretien ;

  • Le contrôle technique ;

  • Les assurances.

• Produire les tableaux de bord de suivi.

Gestion budgétaire et facturation

• Contrôler et suivre le paiement des factures :

  • Électricité ;

  • Gaz ;

  • Eau ;

  • Téléphone ;

  • Internet ;

  • Assurances.

• Assurer la gestion de la caisse régie.

Inventaire et contrôle

• Organiser les inventaires trimestriels.

• Analyser les écarts constatés.

• Mener les opérations de réforme du mobilier et des véhicules.

• Assurer le suivi et la gestion efficace des inventaires.

Hygiène, sécurité et amélioration continue

• Garantir le respect des règles d’hygiène et de sécurité.

• Identifier les forces et faiblesses de l’activité.

• Proposer des actions d’amélioration et d’optimisation.

• Produire les indicateurs et tableaux de bord de suivi.

• Établir les reportings mensuels, trimestriels et annuels.

Conditions d’Accès

Formation

• Diplôme universitaire Bac+4 minimum (Licence ou équivalent).

Expérience

• Minimum 10 années d’expérience professionnelle dans un poste similaire.

Langues

• Maîtrise de l’arabe et du français.

• Connaissance de l’anglais souhaitée.

Autres exigences

• Bonne présentation.

• Permis de conduire obligatoire.

Connaissances Requises

• Organisation et fonctionnement de l’entreprise.

• Gestion financière et comptabilité.

• Réglementation des marchés publics.

• Outils bureautiques.

• Gestion des achats.

• Gestion des stocks.

• Législation du travail.

• Réglementation de la sécurité sociale.

Compétences Clés

Compétences organisationnelles

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Gestion des priorités.

• Respect des procédures.

• Méthode et sens de l’ordre.

Compétences relationnelles

• Excellentes capacités de communication.

• Sens de l’écoute.

• Aptitude à la négociation.

• Esprit de collaboration.

Compétences personnelles

• Confidentialité et discrétion.

• Sens des responsabilités.

• Réactivité et disponibilité.

• Résistance au stress.

• Autonomie et initiative.

• Force de proposition.

Compétences analytiques

• Esprit d’analyse et de synthèse.

• Capacités rédactionnelles.

• Aptitude au reporting et à la remontée d’informations.

Conditions de Travail

• Travail principalement de bureau.

• Horaires administratifs.

• Forte disponibilité requise en dehors des horaires habituels selon les besoins du service.

Informations Contractuelles

• Niveau du poste : Confirmé / Expérimenté

• Type de contrat : CDI

• Rémunération : Selon expérience, compétences et grille salariale de l’entreprise.

Important

Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.