SECRETAIRE DE DIRECTION

Responsabilités et tâches :

- Répondre au téléphone, acheminer des appels et prendre des messages.

- Accueillir des visiteurs et déterminer s'ils devraient avoir accès à des personnes précises.

- Assister aux rendez-vous afin de noter le temps.

- Classer et récupérer des documents corporatifs, des dossiers et des rapports.

- Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents afin qu'ils soient considérés et présentés par les dirigeants, les comités et le conseil d’administration ;

- Effectuer des tâches générales de bureau, comme ordonner des fournitures, conserver les rapports.etc;

- Faire les agencements de voyages pour les exécutifs ;

- lire et analyser des mémos entrants, des soumissions et des rapports afin de déterminer leur signification et planifier leurs distributions ;

- Ouvrir, trier et distribuer le courrier reçu, incluant des fax et des courriers ;

- Préparer des factures, des rapports, des mémos, des lettres, des états financiers et d'autres documents, en utilisant le traitement de texte, un tableur, une base de données ou un logiciel de présentation ;

Compétences Requises :

– Très bonne présentation et expression orale,
– Sens de l’organisation,
– Sens du contact et du service,
– Capacité à prioriser les informations,
– Modalités d’accueil,
– Gestion administrative,
– Dynamisme et discrétion à la fois,
– Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office.

Expérience et Formation :

• Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe.

• Expérience professionnelle dans un poste similaire est un atout.

• Connaissance de base en comptabilité est un plus.

Qualités Personnelles :

• Proactivité et réactivité.

• Sens des priorités et capacité à gérer des situations de stress.

• Flexibilité et adaptabilité face aux changements.

• Esprit d’équipe et bon relationnel.