Coordinatrice administrative

Dans le cadre du renforcement de son capital humain, nous recrutons pour notre Département Achat & MGX :

- Une Coordinatrice Administrative

Missions Principales :

• Gérer les appels téléphoniques entrants de manière efficace, en acheminant les appels vers les départements appropriés ou en prenant des messages précis.
• Répondre aux demandes de renseignements des visiteurs et des clients, en fournissant des informations précises sur l'entreprise, ses produits et ses services.
• Maintenir un environnement d'accueil propre et bien rangé, y compris la gestion des fournitures de bureau et la coordination des services de nettoyage.
• Gérer les réservations de salles de réunion et les rendez-vous, en tenant compte des disponibilités et en confirmant les détails avec les parties concernées.
• Assister les départements administratifs dans les tâches de routine telles que la gestion du courrier, la préparation de documents et la saisie de données.
• Assurer une communication fluide avec les autres membres du personnel pour garantir une coordination efficace des activités.
• Gérer les réservations de billets d'avion ou d'autres moyens de transport pour les déplacements professionnels des employés,
• Organiser l'hébergement pour les voyages d'affaires, en recherchant et en réservant des hôtels appropriés en fonction des besoins et des politiques de l'entreprise.
• Coordonner les transferts vers et depuis l'aéroport pour les employés en déplacement.
• Suivre et confirmer les détails des réservations, y compris les horaires de vol, les informations sur l'hôtel et les services de transport, en veillant à ce que tous les arrangements soient complets et précis.
• Communiquer efficacement avec les employés et les fournisseurs de services pour résoudre les problèmes éventuels liés aux réservations ou aux déplacements.
• Maintenir des dossiers précis des dépenses liées aux déplacements, en traitant les factures et en fournissant des rapports réguliers sur les coûts.
• Gérer, organiser et enregistrer les courriers entrants et sortants.
• Trier les courriers entrants et les remettre aux différents services.
• Faire l’archive papier et numérique de l’administration

Profil Requis:

• BAC plus 3 ou plus
• Expérience préalable dans un rôle similaire constitue un avantage.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Bonnes compétences administratives et organisationnelles.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration avec différents services.
• Bonne maîtrise de communication verbale (arabe et français).
• Fort sens d'organisation, et de communication.
• Avoir un bon relationnel.
• Capacité à assumer les responsabilités et la pression.