Chargée d'Accueil et d'Orientation

Responsabilités :

• Accueillir les visiteurs, clients ou collaborateurs avec courtoisie et professionnalisme.
• Répondre aux appels téléphoniques, orienter les correspondants vers les bons interlocuteurs ou prendre des messages.
• Fournir des informations générales sur l'entreprise, les services proposés ou les événements en cours.
• Gérer les agendas, planifier et coordonner les rendez-vous pour les membres de l'équipe.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier ainsi que les colis entrants.
• Envoyer les courriers ou colis sortants via les services postaux ou de messagerie.
• Effectuer des tâches de secrétariat : rédaction de documents simples, impression, numérisation et classement de dossiers.
• Gérer les réservations des salles de réunion et organiser leur préparation.
• Mettre à jour les bases de données des contacts et veiller à la bonne organisation des espaces d'accueil.
• Répondre aux demandes des clients concernant les services offerts par l'entreprise (réservations, enregistrements, informations diverses).
• Traiter les réclamations mineures ou les transmettre au département concerné.
• Aider les clients avec leurs besoins spécifiques (réservations de taxis, informations locales, etc.).
• S'assurer que les brochures, flyers ou documents mis à disposition des visiteurs sont à jour et en quantité suffisante.
• Contrôler les fournitures de bureau nécessaires au bon fonctionnement de l'accueil

Profil recherché :

Formation :

• Bac+2 en Administration, Communication ou équivalent.

Expérience :

• 3 à 5 ans d’expérience en tant que chargée d’accueil, ou dans un poste similaire.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des bases de la gestion administrative.
• Maîtrise de l'Anglais serait un atout.

Qualités personnelles :

• Sens de l’accueil, courtoisie et écoute active.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Organisation, rigueur et discrétion.

• Capacité d’adaptation et esprit d’équipe.

• Sens du service et orientation client.