ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Missions du poste

Organisation :

• Coordonner les relations avec les partenaires internes et externes ;
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques du Directeur ;
• Gérer l’emploi du temps quotidien du dirigeant en planifiant et en organisant ses rendez-vous, réunions, déplacements et congés ;
• Assurer la coordination des calendriers, et la priorisation des engagements ;
• Rendre compte au directeur à travers des points réguliers de l’avancement des travaux en cours, des rendez-vous prévus et des communications à transmettre.

Organisation des réunions :

• Préparer les ordres du jour et inviter les participants ;

• Assurer la logistique des réunions (salle, matériel, etc.) ;

• Assister aux réunions, rédiger puis diffuser les comptes rendus de réunion.

Préparation et suivi des dossiers :

• Suivre les dossiers importants en cours et s’assurer du respect des délais / échéances ;
• Soutenir la direction dans la préparation des présentations et rapports ;

Communication interne et externe :

• Prendre en charge les communications pour le dirigeant / la direction (réception, tri, synthèse et rédaction des courriers, courriels et appels)
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur) ;

Gestion documentaire :

• Préparer, classer et archiver les documents importants ;
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
• Suivre et archiver les comptes rendus et documentation du dirigeant ;

Profil requis :

• Formation universitaire Bac+3 minimum
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint)
• Maîtrise des langues (Arabe et Français, Anglais souhaité)

Compétences techniques :

• Excellentes capacités rédactionnelles
• Connaissances en gestion administrative
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage

Aptitudes personnelles :

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Sens de l’écoute et de la communication

• Grande capacité d’adaptation

• Sens de l’organisation et rigueur

• Réactivité et capacité à prioriser

• Capacité à performer dans des environnements dynamiques et exigeants

• Discrétion et respect de la confidentialité