Responsable Administration des Ventes

Responsabilités:

• Assurer l'enregistrement, la validation et le suivi des contrats de réservation et actes de vente (VEFA ou autres)

• Collecter et vérifier l’ensemble des pièces administratives des clients

• Préparer les appels de fonds conformément à l’échéancier contractuel et aux avancements de chantier

• Assurer la transmission des appels de fonds aux clients et au service comptable pour facturation

• Suivre les règlements clients, relancer en cas d’impayés en coordination avec la direction financière

• Assurer le suivi du calendrier de livraison et de signature des actes définitifs chez le notaire

• Garantir la bonne tenue des dossiers clients physiques et numériques

• Identifier les opportunités de marchés publics et privés dans le secteur immobilier

• Préparer les dossiers de candidature et de réponse aux appels d’offres (administratif, technique, financier)

• Assurer le dépôt des dossiers dans les délais impartis

• Suivre les consultations, négociations et attributions

• Gérer les contrats attribués et veiller à leur bonne exécution administrative

• Réaliser le reporting des marchés en cours et passés

• Collaborer avec le service technique pour la coordination des états d’avancement (pour appels de fonds)

• Fournir au Manager Financier les reportings réguliers (suivi ventes, encaissements, impayés, livraisons)

• Tenir à jour les tableaux de bord ADV et marchés

• Participer à l’audit des dossiers clients ou marchés si nécessaire

• Veiller à la conformité juridique des contrats, engagements clients, appels de fonds

• Mettre à jour les modèles de documents contractuels en lien avec la direction juridique/financière

• Assurer la confidentialité des données clients et des documents contractuels Profil

• Bac+4/5 en Gestion, Finance, Droit immobilier, ou Administration des ventes

• Maîtrise de la gestion administrative des ventes immobilières (VEFA, actes, appels de fonds)

• Bonne connaissance des procédures de marchés publics/privés

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, Word, outils GED)

• Connaissance du droit immobilier et des modalités de financement clients (crédits, subventions…)

• Rigueur, organisation, sens de la confidentialité

• Autonomie, esprit d’analyse et d’initiative

• Capacité à travailler en transversal (finance, technique, notaires, commerciaux)

• Bonne communication écrite et orale

• Taux de mise à jour des dossiers clients

• Délai moyen de réponse aux appels d’offres

• Délai de traitement des appels de fonds

• Taux de relance des impayés clôturés

• Nombre de marchés remportés vs soumis