RECEPTIONNISTE

Présentation de l'entreprise :

Notre société spécialisée dans le domaine du BTPh, recrute pour sa direction générale à Alger :

Une Réceptionniste qui a pour missions :

Missions et Tâches principales :

Assurer un accueil professionnel et chaleureux à tous les visiteurs, fournisseurs et clients de l'entreprise, ainsi qu'une gestion efficace des appels téléphoniques et des tâches administratives connexes.

Accueillir les visiteurs et les clients de manière courtoise et professionnelle.

Gérer les appels téléphoniques entrants de manière efficace, en acheminant les appels vers les départements appropriés ou en prenant des messages précis.

Répondre aux demandes de renseignements des visiteurs et des clients, en fournissant des informations précises sur l'entreprise, ses produits et ses services.

Maintenir un environnement d'accueil propre et bien rangé, y compris la gestion des fournitures de bureau et la coordination des services de nettoyage.

Gérer les réservations de salles de réunion et les rendez-vous, en tenant compte des disponibilités et en confirmant les détails avec les parties concernées.

Assister les départements administratifs dans les tâches de routine telles que la gestion du courrier, la préparation de documents et la saisie de données.

Contribuer à la sécurité de l'entreprise en surveillant les accès et en suivant les procédures de contrôle des visiteurs.

Assurer une communication fluide avec les autres membres du personnel pour garantir une coordination efficace des activités.

Gérer les réservations de billets d'avion ou d'autres moyens de transport pour les déplacements professionnels des employés, en tenant compte des préférences et des contraintes de calendrier.

Organiser l'hébergement pour les voyages d'affaires, en recherchant et en réservant des hôtels appropriés en fonction des besoins et des politiques de l'entreprise.

Coordonner les transferts vers et depuis l'aéroport pour les employés en déplacement.

Suivre et confirmer les détails des réservations, y compris les horaires de vol, les informations sur l'hôtel et les services de transport, en veillant à ce que tous les arrangements soient complets et précis.

Communiquer efficacement avec les employés et les fournisseurs de services pour résoudre les problèmes éventuels liés aux réservations ou aux déplacements.

Maintenir des dossiers précis des dépenses liées aux déplacements, en traitant les factures et en fournissant des rapports réguliers sur les coûts.

Gérer, organiser et enregistrer les courriers entrants et sortants.

Trier les courriers entrants et les remettre aux différents services.

Faire l’archive papier et numérique de l’administration.

Profil recherché :

BAC plus 3 ou T.S en secrétariat.

Expérience préalable dans un rôle similaire constitue un avantage.

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Bonnes compétences administratives et organisationnelles.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration avec différents services.

Bonne maîtrise de communication verbale (arabe et français).

Fort sens d'organisation, et de communication.

Avoir un bon relationnel.

Capacité à assumer les responsabilités et la pression.