Archiviste Digital

Mission principale

Assurer la collecte, l’organisation, la numérisation, le classement, la conservation et la sécurisation de l’ensemble des documents numériques et physiques de l’entreprise, en garantissant leur accessibilité rapide, leur traçabilité et leur intégrité.
L’archiviste digital joue un rôle clé dans la centralisation et la gestion intelligente des données, contribuant ainsi à l’efficacité des processus internes.

Missions détaillées

1. Collecte et réception des documents
   • Centraliser tous les documents entrants et sortants (courriers, contrats, factures, plans, rapports, etc.).
   • Assurer la récupération quotidienne des fichiers transmis par les différents services.
2. Numérisation et conversion
   • Scanner et convertir les documents physiques en formats numériques adaptés (PDF, TIFF, etc.).
   • Veiller à la qualité et à la lisibilité des fichiers numérisés.
3. Classement et indexation
   • Organiser la base documentaire selon une nomenclature claire et normalisée.
   • Utiliser des métadonnées, mots-clés et systèmes de codification pour faciliter la recherche.
4. Gestion de la base documentaire
   • Mettre à jour et maintenir le système GED (Gestion Électronique de Documents).
   • Garantir la cohérence, la non-duplication et l’accessibilité des documents.
5. Sécurité et conformité
   • Mettre en œuvre des procédures de sauvegarde et d’archivage sécurisé.
   • Garantir la conformité aux lois en vigueur (RGPD, réglementations locales).
6. Diffusion et assistance
   • Assurer la transmission rapide des documents aux personnes autorisées.
   • Former et accompagner les collaborateurs à l’utilisation de la base documentaire.
7. Gestion du cycle de vie documentaire

   • Définir et appliquer les durées légales de conservation.

   • Procéder à la destruction sécurisée des documents obsolètes ou arrivés à échéance