Assistant de direction

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

• Assurer un véritable secrétariat comprenant les tâches classiques d’assistance (gestion des
  agendas, organisation de réunions, accueil téléphonique, classement…), ainsi que la
  préparation et le suivi des instances,
• Apporter une aide permanente et réactive à la Direction (en termes notamment de
  coordination, anticipation, organisation…
  Peut se voir confier des dossiers réservés, en liaison directe avec le Directeur

ACTIVITES DU POSTE :

• Assurer le secrétariat de la Direction.

• Communications téléphoniques et filtrage des appels téléphoniques

• Préparation et introduction des parapheurs pour signature, Courriers

• Reprographie et envoi de Fax

• Diffusion et classement de documents ( émission et archivage des documents )

• Agenda et planning des rendez vous

• Tenue de l’agenda du PDG et préparation des réunions de travail

PROFIL DU POSTE (compétences nécessaires)

SAVOIR (CONNAISSANCES THEORIQUES)

• Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’entreprise, les interlocuteurs et
  réseaux internes et externes à l'entreprise
• Connaître les procédures de gestion administrative propres à son service ou son entité
• Maîtriser les techniques d’expression orale et téléphonique
• Maîtriser les techniques d’expression écrite
• Maîtriser les techniques de planification et organisation du travail

SAVOIR FAIRE (CONNAISSANCES TECHNIQUES ET PRATIQUES)

• Utiliser les outils et logiciels bureautiques usuels
• Pratiquer, si besoin, une langue étrangère
• Anticiper les échéances, respecter les délais et gérer les priorités
• Favoriser des relations d'échanges et un climat de coopération
• SAVOIR ETRE (CAPACITES ET APTITUDES PERSONNELLES ATTENDUES)
• Rigueur, sens de l’organisation, grande discrétion
• Qualités relationnelles
• Faire preuve d’initiatives
• Confidentialité
• Disponibilité
• Présentable
• Sens de communication
• Sens d’anticipation

EXIGENCES DU POSTE (Conditions d’accès) :

• Formation : Licence en sciences sociales,
• Expérience confirmée en secrétariat de direction est exigée ou Titulaire d’un diplôme d’assistante de direction
• Maitrise de l’outil informatique : logiciel courrier, word, excel, power point, internet
• Bilingues (français/arabe) l'anglais sera un atout
• Expérience professionnelle minimum : 5 ans