ASSISTANT(E) MGX

Mission principale

L’Assistant(e) Moyens Généraux assure le suivi administratif et logistique des services généraux, en support aux responsables, afin de garantir le bon fonctionnement des infrastructures, des équipements et des services internes de l’entreprise.

Missions et responsabilités

1. Support aux infrastructures et équipements

• Suivre les demandes d’entretien et de maintenance des bâtiments.

• Assurer la coordination avec les prestataires pour les interventions (nettoyage, maintenance, sécurité).

• Tenir à jour les registres et plannings des interventions.

2. Gestion administrative des services généraux

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer les commandes.

• Organiser les déplacements et la réservation des salles de réunion.

• Assister dans la préparation des contrats et des commandes liées aux services généraux.

3. Suivi du parc roulant et missions

• Suivre le parc de véhicules de l’entreprise (entretien, contrôle technique, assurance).

• Préparer et établir les ordres de mission pour les déplacements du personnel.

• Assurer le suivi administratif des véhicules et des missions (carburant, kilométrage, rapports de mission).

4. Suivi hygiène et sécurité

• Aider au suivi des contrôles HSE et de la conformité des installations.

• Participer à la diffusion des consignes de sécurité et à la préparation des audits.

5. Reporting et assistance administrative

• Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et des consommables.

• Préparer les rapports pour le responsable des moyens généraux.

• Assurer la documentation et l’archivage des dossiers administratifs.

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +5 en Gestion, Administration ou équivalent.

• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, éventuellement Odoo ou autre ERP).

• Sens de l’organisation et rigueur.

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents services.

• Discrétion et sens de la confidentialité.

• Notions de gestion de parc automobile et suivi des déplacements professionnels.