Assistant Transport

L’Assistant Transport assure la gestion administrative et la coordination opérationnelle de la flotte automobile et des flux de déplacement de l'entreprise. Il veille à la disponibilité, la conformité, la sécurité et l'optimisation des coûts des véhicules et des transports de personnes ou de marchandises.

Missions et responsabilités

1. Gestion et suivi de la flotte automobile

• Assurer la gestion quotidienne du parc de véhicules (entrées/sorties, affectations, état des lieux).

• Suivre le calendrier des révisions, entretiens constructeurs, contrôles techniques et réparations.

• Gérer les dossiers d’assurances, les sinistres, les déclarations d'accidents et le suivi des indemniseurs.

• Veiller à la mise à jour des documents administratifs légaux (vignettes, cartes grises, cartes carburant ...).

2. Organisation des déplacements et des ordres de mission

• Réceptionner et traiter les demandes de transport et de déplacement du personnel.

• Établir les ordres de mission, réserver les billets (train, avion) et les hébergements si nécessaire.

• Planifier et optimiser les tournées des chauffeurs internes ou faire appel aux prestataires externes.

• Préparer les kits de bord et vérifier la remise des documents avant chaque départ.

3. Suivi analytique, contrôle des coûts et carburant

• Contrôler les consommations de carburant, les kilométrages à travers les relevés de cartes de gestion.

• Traiter, vérifier et imputer les factures liées au transport (carburant, entretien, location, billets).

• Saisir les données d'activité pour alimenter les tableaux de bord de suivi budgétaire et le coût de revient kilométrique.

• Traiter les infractions au code de la route (PV) et procéder à la désignation des conducteurs selon la réglementation.

4. Sécurité, réglementation et contrôle qualité

• Veiller au respect de la réglementation routière, des temps de conduite et du droit du transport.

• Sensibiliser les utilisateurs aux règles de sécurité routière et à la charte d'utilisation des véhicules.

• Contrôler l'état de propreté et les équipements de sécurité obligatoires présents dans les véhicules (gilets, triangles, trousses de secours).

5. Reporting et suivi administratif

• Réaliser le reporting mensuel du service (taux d'utilisation, coût total de possession - TCO, incidents).

• Gérer la relation avec les loueurs, concessionnaires et prestataires de transport.

• Assurer l'archivage rigoureux des dossiers de véhicules et des justificatifs de déplacement.

Profil recherché

• Formation : Bac +2 à Bac +3 en Transport, Logistique, Gestion ou Administration (ex: BTS GTLA - Gestion Transport et Logistique Associée, DUT/BUT Transport).

• Expérience : 1 à 3 ans sur un poste similaire en gestion de flotte automobile ou assistanat transport.