Grande entreprise privée dans l'industrie pharmaceutique recherche un Cordinateur(trice) Marketing & Excellence Opérationnelle qui auront pour missions :
1. Coordination des activités marketing
- Assurer le suivi opérationnel des plans marketing.
- Coordonner les projets marketing entre les différentes parties prenantes.
- Veiller au respect des délais et des processus internes.
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités.
2. Gestion des supports promotionnels
- Coordonner le développement des aides de visite, brochures, visuels digitaux et matériels promotionnels.
- Assurer la circulation des briefs entre les équipes concernées.
- Suivre les étapes de validation marketing, médicale et réglementaire.
- Garantir l’archivage et la traçabilité des versions approuvées.
- Assurer le suivi de production, impression et distribution.
3. Coordination Médico-Marketing & Réglementaire
- Organiser et suivre les validations scientifiques et réglementaires.
- Assurer l’interface entre les équipes Marketing, Médicales et Réglementaires.
- Relancer les parties prenantes afin de respecter les délais de lancement.
- Maintenir les dossiers de validation et les preuves de conformité.
4. Organisation des événements scientifiques et promotionnels
- Participer à la préparation des congrès, symposiums, ateliers et formations.
- Assurer la coordination logistique avec les agences et fournisseurs.
- Préparer les documents administratifs et contractuels nécessaires.
- Suivre le budget, les engagements et les livrables.
- Assurer le reporting post-événement.
5. Gestion des prestataires et agences
- Gérer les relations opérationnelles avec les agences de communication et autres prestataires potentiels.
- Assurer le suivi des bons de commande et des factures.
- Contrôler la qualité et la conformité des livraisons.
6. Support administratif marketing
- Préparer les contrats, conventions et notes d’honoraires.
- Assurer le suivi des bons de commande et des circuits d’approbation.
- Suivre les paiements, chèques et dossiers administratifs.
- Maintenir un système d’archivage physique et digital sécurisé.
- Gérer les réclamations administratives et les demandes de documents.
7. Gestion du matériel promotionnel
- Assurer le suivi des stocks de matériel promotionnel.
- Organiser la répartition et le dispatch vers les forces de vente Est et Ouest.
- Assurer la transmission des matériels, chèques et contrats selon les procédures établies.
- Suivre les inventaires et les besoins terrain.
8. Coordination des réunions et communication interne
- Organiser les réunions marketing, business reviews et réunions transverses.
- Préparer les ordres du jour et comptes rendus.
- Faciliter la communication entre les départements.
9. Gestion des urgences et support terrain
- Traiter les demandes urgentes de la Direction et des équipes commerciales.
- Coordonner les actions correctives nécessaires.
- Assurer une réponse rapide aux besoins opérationnels du terrain.
10. Digitalisation et amélioration continue
- Développer et maintenir des outils de suivi digitaux (Excel avancé, Power BI, SharePoint, Teams, CRM).
- Utiliser des solutions d’intelligence artificielle pour améliorer la productivité et automatiser certaines tâches administratives.
- Identifier les opportunités d’optimisation des processus.
- Participer aux projets de transformation digitale du département.
Indicateurs de performance (KPIs)
- Respect des délais de validation des supports.
- Taux de conformité des documents.
- Respect des délais d’organisation des événements.
- Taux de satisfaction des équipes.
- Respect des budgets et des procédures administratives.
- Temps de traitement des demandes urgentes.
- Fiabilité du suivi documentaire et archivage.
- Niveau de digitalisation et d’automatisation des processus.
Profil recherché
- Bac +3 en Marketing, Management, Administration des Affaires ou équivalent.
- 3 à 5 ans minimum dans une fonction de coordination marketing, commerciale ou administrative.
- Une expérience dans l’industrie pharmaceutique ou des secteurs réglementés est fortement souhaitée.
- Power BI, SharePoint, Teams et outils collaboratifs.
- Gestion documentaire et administrative.
- Suivi budgétaire.
- Utilisation des outils d’IA générative pour la création de contenus, synthèses et automatisation.
