Assistante de Direction-(H/F)-Alger

Présentation de l’entreprise

Société Générale Algérie, détenue à 100% par le Groupe Société Générale, est l’une des toutes premières banques privées à s’installer en Algérie, soit depuis 2000.

Son réseau, en constante extension, compte 104 agences réparties sur 33 Wilayas dont 12 Centres d’Affaires et 01 Agence Grandes Entreprises.

Société Générale Algérie offre une gamme diversifiée et innovante de services bancaires à plus de 290 000 clients Particuliers, Professionnels et Entreprises.

L’effectif de la banque est de plus de 1 700 collaborateurs.

Missions du poste

Accueil et organisation:

• Accueillir les visiteurs et coordonner les relations avec les partenaires internes et externes ;

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques du Directeur ;

• Gérer l’emploi du temps quotidien du directeur en planifiant et en organisant ses rendez-vous, réunions, déplacements et congés ;

• Assurer la coordination des calendriers, et la priorisation des engagements ;

• Rendre compte au directeur à travers des points réguliers de l’avancement des travaux en cours, des rendez-vous prévus et des communications à transmettre.

Organisation des réunions :

• Préparer les ordres du jour et inviter les participants ;

• Assurer la logistique des réunions (salle, matériel, collation, etc.) ;

• Assister aux réunions, rédiger puis diffuser les comptes rendus de réunion.

Préparation et suivi des dossiers :

• Assurer en amont la préparation et le contrôle des dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions) ;

• Suivre les dossiers importants en cours et s’assurer du respect des délais / échéances ;

• Soutenir la direction dans la préparation des présentations et rapports ;

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reportings…).

Communication interne et externe :

• Prendre en charge les communications pour le directeur / la direction (réception, tri, synthèse et rédaction des courriers, courriels et appels)
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur) ;
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reportings, rapports, comptes rendus) ;

Gestion documentaire :

• Préparer, classer et archiver les documents importants ;

• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;

• Suivre et archiver les comptes rendus et documentation du dirigeant ;

Evènementiel :

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…) ;

• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.

Appui administratif :

• Prendre en charge la gestion administrative des dossiers de crédit (DCCIT, dossiers Banque d’Algérie, etc.) ;

• Gérer les notes de frais et les factures propres à la direction ;

• Assurer un suivi administratif du personnel (absences, formations, reportings, etc.) ;

• Prendre en charge les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifier la conformité des livraisons et en assurer le dispatch ainsi que la correcte utilisation.

Amélioration continue :

• Assurer un suivi des préconisations de l’Audit ;

• Être garant de la qualité des espaces de travail ;

• Identifier les axes d’amélioration opérationnelle et proposer des actions visant à renforcer l’efficacité des activités de la direction.

Profil recherché

Profil requis :

• Formation universitaire Bac+3 minimum

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint)

• Maîtrise des langues (Arabe et Français, Anglais souhaité)

Compétences techniques :

• Excellentes capacités rédactionnelles

• Connaissances en gestion administrative

• Maîtrise de l’organisation d’événements

• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage

Aptitudes personnelles :

• Dynamisme et aisance relationnelle

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Sens de l’écoute et de la communication

• Grande capacité d’adaptation

• Sens de l’organisation et rigueur

• Réactivité et capacité à prioriser

• Capacité à performer dans des environnements dynamiques et exigeants

• Discrétion et respect de la confidentialité