Assistante Administrative

Missions principales :

• Gestion des documents administratifs :
• Réception, tri et classement des documents (courriers, factures, contrats, etc.).
• Préparation et suivi des dossiers administratifs.
• Rédaction et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, notes de service, etc.).
• Mise à jour des bases de données et des archives.

Gestion des agendas et des réunions :

• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparation des dossiers pour les réunions.
• Accueil téléphonique et gestion des demandes.

Support à la gestion financière et comptable :

• Suivi des factures et des paiements.
• Rédaction des bons de commande et suivi des fournisseurs.
• Suivi des dépenses et rapprochements bancaires.

Gestion des commandes et des fournitures :

• Gestion des stocks de fournitures de bureau.
• Commande et suivi des livraisons de matériel.

Relations avec les clients, partenaires et prestataires :

• Réponse aux demandes de renseignements.
• Coordination avec les différents interlocuteurs externes.

Suivi des indicateurs administratifs :

• Préparation des documents nécessaires aux rapports d’activité.
• Mise à jour des tableaux de bord et suivi des indicateurs de performance administratifs.

Support aux équipes :

• Aide à l’organisation logistique des événements internes et externes.
• Participation à divers projets administratifs selon les besoins.

Compétences requises :

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Connaissances en gestion de documents et classement électronique.
• Compétences en gestion financière (traitement des factures, suivi des paiements).

Compétences organisationnelles :

• Gestion du temps et des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Rigueur et respect des délais.

Compétences relationnelles :

• Excellentes qualités de communication (orale et écrite).
• Sens du service et de l’accueil.
• Discrétion et confidentialité.