Missions principales :
- Gestion des documents administratifs :
- Réception, tri et classement des documents (courriers, factures, contrats, etc.).
- Préparation et suivi des dossiers administratifs.
- Rédaction et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, notes de service, etc.).
- Mise à jour des bases de données et des archives.
Gestion des agendas et des réunions :
- Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
- Préparation des dossiers pour les réunions.
- Accueil téléphonique et gestion des demandes.
Support à la gestion financière et comptable :
- Suivi des factures et des paiements.
- Rédaction des bons de commande et suivi des fournisseurs.
- Suivi des dépenses et rapprochements bancaires.
Gestion des commandes et des fournitures :
- Gestion des stocks de fournitures de bureau.
- Commande et suivi des livraisons de matériel.
Relations avec les clients, partenaires et prestataires :
- Réponse aux demandes de renseignements.
- Coordination avec les différents interlocuteurs externes.
Suivi des indicateurs administratifs :
- Préparation des documents nécessaires aux rapports d’activité.
- Mise à jour des tableaux de bord et suivi des indicateurs de performance administratifs.
Support aux équipes :
- Aide à l’organisation logistique des événements internes et externes.
- Participation à divers projets administratifs selon les besoins.
Compétences requises :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
- Connaissances en gestion de documents et classement électronique.
- Compétences en gestion financière (traitement des factures, suivi des paiements).
Compétences organisationnelles :
- Gestion du temps et des priorités.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Rigueur et respect des délais.
Compétences relationnelles :
- Excellentes qualités de communication (orale et écrite).
- Sens du service et de l’accueil.
- Discrétion et confidentialité.
