Cadre Archiviste

Dans le cadre de l’amélioration de la gestion documentaire, l’entreprise souhaite réorganiser l’ensemble de ses archives physiques et numériques afin d’assurer :

• Une meilleure accessibilité des documents

• La conformité réglementaire

• La sécurisation des informations

• L’optimisation des espaces de stockage

2. Objectifs de la mission

Le cadre des archives aura pour mission principale de :

• Diagnostiquer l’état actuel des archives

• Mettre en place un plan de classement structuré et normalisé

• Trier, classer et organiser les documents existants

• Éliminer les documents obsolètes conformément aux règles de conservation

• Mettre en place un système d’archivage physique et/ou numérique efficace

• Rédiger des procédures de gestion documentaire

• Sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques d’archivage

3. Activités principales

🔹 Audit et diagnostic

• Évaluer l’état des archives (physiques et numériques)

• Identifier les dysfonctionnements

• Cartographier les flux documentaires

🔹 Réorganisation des archives

• Élaborer un plan de classement adapté aux besoins de l’entreprise

• Trier les documents selon leur nature et leur durée légale de conservation

• Mettre en place un système d’indexation

• Structurer les espaces d’archivage

🔹 Mise en conformité

• Appliquer la réglementation en vigueur (durée légale de conservation, confidentialité, protection des données)

• Proposer des solutions d’archivage sécurisé

🔹 Formalisation des procédures

• Rédiger un manuel de gestion des archives

• Définir les règles de versement, consultation et destruction des documents

🔹 Accompagnement et formation

• Former les collaborateurs aux bonnes pratiques

• Assurer un suivi régulier

4. Livrables attendus

• Rapport d’audit initial

• Plan de classement validé

• Procédure d’archivage formalisée

• Tableau des durées de conservation

• Rapport final de mise en conformité

5. Compétences requises

• Maîtrise des techniques d’archivage et de gestion documentaire

• Connaissance des obligations légales en matière de conservation des documents

• Rigueur et sens de l’organisation

• Capacité d’analyse et de synthèse

• Aptitudes rédactionnelles

• Sens de la confidentialité