Coordinatrice administrative

Missions :

• La gestion des appels téléphonique (en charge du standard).
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs.
• Assurer le tri et le dispatching des courriers.
• Filtrer les appels et les demandes en fonction de leur importance.
• Planifier et organiser les rendez-vous et entretiens.
• Recherche de fournisseur et de devis.
• Gestion des mouvements d’entrées et sorties chez les directeurs.
• Accueillir les personnes entrant dans l’établissement, identifier leur besoin et l’objet de leur visite, et les oriente vers les personnes appropriées.
• Diffuser des communications internes.
• S’occuper des courriers arrivées et départs et les enregistrer sur le registre.
• Etablir des bons de commande, des factures et des préformas et les enregistrer sur le registre et faire leur suivi sur un fichier Excel.
• Etablir les lettres d’invitations et les transmettre aux invités par courrier DHL.
• Faire des réservations des billets d’avion, d’hôtel et différents évènements.
• Participer à l’organisation des différents évènements au sein de l’entreprise (formations, collations, etc.)
• Achats des fournitures de bureau, produit d’entretien et alimentaire et la gestion du stock.
• Veiller sur la propreté du site en assurant le bon déroulement des taches des agents d’entretiens.
• Commander et organiser le déjeuner en cas de besoin.
• Appeler les candidats sélectionnés pour des entretiens d’embauches et faire le suivi.

Compétences :

• Issue d'une formation supérieure.
• Une expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire.
• Qualités : personne motivée, dynamique, organisée, rigoureuse et disponible.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Maitrise de l’outil informatique.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités.
• Excellente maitrise de la langue française, l'anglais serait un atout.

Capacités :

• Capacité d’écoute et de communication.

• Capacité d’analyse.

• Capacité de synthèse.

• Capacité à gérer son temps et le stress.

• Capacité à aller chercher l’information.

• Capacité à prendre des initiatives.

Qualités :

• Organisation,
• Méthode,
• Rigueur,
• Qualités relationnelles et aptitudes à communiquer,
• Disponibilité,
• Concentration,
• Autonomie,
• Esprit d’équipe,
• Intégrité.