Agent de Dépôt de Factures

MISSION:

L'Agent de dépôt de factures assure la gestion, l'archivage et le dépôt des factures dans les systèmes informatiques ou physiques de l'entreprise. Il veille à la conformité des documents, à la bonne organisation du classement et à la gestion administrative des factures reçues ou émises.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Gestion des factures :

• Réceptionner les factures fournisseurs et clients.

• Vérifier la conformité des factures (montants, numéros, coordonnées, etc.).

• Enregistrer les factures dans le système de gestion (Odoo, ERP ou autre).

• Assurer le suivi des dates de paiement des factures.

Archivage et classement :

• Classer et archiver les factures de manière organisée, soit sous format papier, soit sur support numérique.
• Veiller à la conservation des documents dans le respect des normes légales et internes de l'entreprise.

Communication interne :

• Transmettre les factures aux départements concernés (comptabilité, achats, etc.).

• Assurer un suivi des demandes de clarification ou de rectification auprès des fournisseurs/clients.

Suivi des paiements :

• Mettre à jour les informations sur les paiements des factures.

• Relancer les services compétents pour les factures impayées ou en retard.

Reporting et contrôle :

• Produire des rapports sur l’état des factures et des paiements à la direction ou au responsable de service.

• Aider à la préparation des documents pour les audits internes ou externes.

COMPETENCS REQUISES :

Compétences techniques :

• Connaissances des principes de comptabilité et gestion des factures.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité, etc.).

• Utilisation d'un ERP (comme Odoo) ou d'autres outils de gestion des documents.

Compétences comportementales :

• Rigueur et organisation dans le traitement des documents.

• Sens du détail et capacité à détecter des erreurs ou anomalies.

• Bonnes compétences en communication pour interagir avec les autres services et fournisseurs.

• Autonomie et gestion du temps.

Formation et expérience :

• Formation : Bac +2 en comptabilité, gestion administrative ou équivalent.

• Expérience : Une première expérience dans un poste similaire est un plus, mais un stage dans un environnement administratif peut suffir