Chargé Documentation AQS

Descriptif des tâches:

• Veiller au respect des règles des bonnes pratiques documentaires.
• Rédiger les procédures / instructions relatives à l’activité du département système documentaire.
• Coordonner la création et la mise à jour des procédures / instructions relatives à l’activité de toutes les directions.
• Vérifier les documents transmis en termes de cohérence et respect des procédures de gestion documentaire en vigueur.
• Vérifier l’absence de redondance dans les documents.
• Assurer la vérification/signature des procédures / instructions par les parties prenantes.
• Classer et diffuser les documents validés aux directions concernées sur les systèmes appropriés.
• S’assurer de l’annulation / retrait des versions obsolètes des procédures/instructions.
• Actualiser les listes des documents applicables et le suivi documentaire.
• Vérifier les pré-requis pour le dépôt de nouveaux produits/variations et demander l’établissement des documents manquants aux directions concernées.
• Coordonner la mise en place et la mise à jour des spécifications et des méthodes d’analyses des matières premières, articles de conditionnement et produits finis.
• Assurer la vérification et la signature des méthodes d’analyses et spécifications.
• Diffuser les copies contrôlées des méthodes d’analyses au laboratoire de contrôle qualité et actualiser le suivi de ces derniers.
• Préparer les copies non gérées des méthodes d’analyse/spécifications destinées aux autorités.
• Diffuser les spécifications validées sur le partage approprié et retirer les versions obsolètes.
• Assurer la fourniture des log-books du site suites aux demandes des utilisateurs.
• Vérifier la bonne tenue des log-books au niveau des directions concernées conformément à la procédure en vigueur.
• Assurer la gestion et la surveillance des partages documentaires électroniques.
• Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement de l’opération annuelle d’archivage des documents généraux de toutes les directions.
• Actualiser la saisie des documents archivés sur ERP.
• Evacuer physiquement et sur système ERP les archives arrivées à expiration.
• Assister et tracer les consultations/emprunts des documents archivés.
• S’assurer de la restitution des documents empruntés et signer la partie dédiée à la qualité sur le quitus, lors des départs des employés.
• Vérifier les dossiers de lot en termes de respect de la trame documentaire.
• Gérer le classement des versions papier des dossiers de lot au niveau du bureau AQ et actualiser le suivi.
• Etablir des reporting mensuels relatifs aux activités du département.

Principales compétences requises :

• Maitrise des outils informatiques et bureautiques

• Ingénieur d’état, Master : Biologie, Génie des procédés, Chimie, Pharmacie.

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Sens de l’initiative et de l’organisation.

• Esprit d’équipe, bonne communication, réactivité et disponibilité,