Secrètaire De Direction

Dans le cadre du développement de nos activités Import/Export, nous recrutons un(e) Secrétaire de Direction organisé(e), proactif(ve) et à l’aise avec la gestion administrative et commerciale à l’international.

Profil recherché Expérience :

minimum 1 an en secrétariat de direction (idéalement import/export)

Langues : très bon niveau français et anglais (oral + écrit)

Bonne maîtrise des outils bureautiques :

Excel, Word, Outlook/Gmail Excellentes capacités de rédaction,

classement et suivi de dossiers Rigueur, confidentialité, sens de la communication, esprit d’équipe Missions (liées au métier Import/Export)

Vous serez amené(e) à :

1) Administration commerciale & relation clients Rédiger,

envoyer et suivre les devis, factures, proforma invoices Assurer le suivi des paiements et relances (selon procédure)

Gérer la relation clients/fournisseurs (téléphone, email) en FR/EN Tenir à jour la base clients/prospects et faire de la prospection B2B par email Préparer et suivre les appels d’offres et dossiers commerciaux

2) Coordination logistique & transit Suivre les expéditions maritimes/aériennes/terrestres avec transitaires et transporteurs Coordonner la planification des enlèvements, livraisons, et délais Assurer le suivi des incidents de transport (retards, manquants, avaries) et reporting

3) Documents Import/Export (gestion & conformité)

Préparer, vérifier et classer les documents d’expédition : BL / AWB / CMR (selon mode de transport)

Packing List, Commercial Invoice, Certificat d’origine Certificat de conformité, fiches techniques si besoin Documents liés aux Incoterms (EXW, FOB, CIF, DAP, etc.) Contrôler la cohérence : quantités, références, poids, volumes, adresses, dates, cachets/signatures Suivre les procédures de dédouanement : échanges avec le déclarant/transitaire, pièces demandées, mainlevée

4) Organisation de direction & reporting Gestion d’agenda, organisation de réunions, comptes rendus

Préparer des tableaux de suivi : commandes, expéditions, facturation, litiges Archivage physique/numérique des dossiers import/export (traçabilité) Notions sur crédit documentaire (LC), remise documentaire, ou conditions de paiement international

Bonne compréhension des règles de base : HS Code, TVA,