HR and Admin Coordinator

French follows / Le français suit’

HR and Admin Coordinator

Oxfam is committed to preventing any type of unwanted behavior at work including sexual harassment, exploitation and abuse, lack of integrity and financial misconduct; and committed to promoting the welfare of children, young people and adults. Oxfam expects all staff and volunteers to share this commitment through our code of conduct. We place a high priority on ensuring that only those who share and demonstrate our values are recruited to work for us.

Grade : Grade 5B

Contract type : Fixed Term

Reporting to :

• NAF People and Culture Manager

• Matrix Manager: Country Representative

• Humanitarian Programme Manager

Staff reporting directly to this post : HR & Admin Assistant in Tindouf

Key relationships/interactions :

- Oxfam staff in Tindouf and Algiers Offices/ Oxfam North Africa Staff/ Oxfam Belgium HRBP/ Local authorities/ External Stakeholders.

Location : Oxfam Office in Rabouni – Tindouf

Shaping a stronger Oxfam for people living in poverty.

Oxfam in Algeria – Sahrawi Refugee Camps

Oxfam in Algeria has been active in the Saharawi refugee camps in Tindouf since 1975. Oxfam’s programme in the camps involves a combination of humanitarian (focusing on WASH and Food Security) and resilience interventions with policy and influencing work locally and globally.

Oxfam has recently developed a series of new projects with complex operations involving diversified and largescale procurement including water storage and supply equipment, agricultural products and technology, food supplies and procurement of sophisticated consultancy services. Additionally, it recently expanded its presence in the camps and established 5 sub-offices to support the projects.

Job Purpose

To support and implement the full range of Human Resource operational support for effective people management. To lead and execute efficiently and effectively all administrative function for the Country Office.

HR & Admin Team

The Country HR and Admin Coordinator provides direct line management to HR & Admin Assistant in Tindouf Office ensuring the implementation of approved policies and procedures, compliance of HR and Administration minimum standards and delivery of agreed Key Performance Indicators.

Job Responsibilities

Recruitment, Induction, and HR Strategy

• Coordinate and facilitate delivery of timely recruitment and selection processes.

• Coordinate and facilitate all onboarding processes, ensuring new staff undertake all mandatory courses and inductions; maintain staff onboarding files for reference.

• Development and implementation of HR strategy within the programme with consultation with relevant stakeholders, with advice and support from the Country Management, Oxfam North Africa People & Culture Manager and the Executing Affiliate.

• To provide technical guidance and support to Field HR Assistant in Tindouf when requested by NAF PCM or Algeria CR or their designees

• Provide Health and Safety advice and proactively carry out risk assessments, including issues around staff health and wellbeing.

• Participate continuously in reviewing and making recommendations for improving the HR function and systems that support the Programme.

• Advise Country Management Team and HR team on HR business processes

• Ensures well-balanced gender equity and equality within the area of work, particularly in recruitment/selection and challenge any non-compliance to Oxfam’s strategies and norms.

Management of Benefits and Compensation

• Ensure applicable reward policies (R&R, TOIL etc) are communicated to all staff and properly adhered to.

• Advise and participate in benchmarking processes with purpose of maintaining adequate, affordable and attractive reward package.

• Ensure that all employment contract conditions are updated, in line with the local labour law and Oxfam’s policy.

• Coordinate the follow-up on the medical insurance contract and ensure all staff are subscribed.

HR Data Management and Reports

• Coordinate the updating of the program’s organogram.

• Lead and coordinate monthly reflection on Payroll.

• Maintain a file containing job descriptions, staff employment contracts and other relevant documents, as required by local Law.

• Responsible for the daily administration of staff and Monitoring HR policies/procedures that include holidays, sickness absence, R&R plus any other requests as they arise.

• Provide HR Management Information reports as required.

• Ensure all personnel files are up to date and properly filled as per Oxfam standards.

Policies Implementation and Compliance

• Communicate the need for change to any locally developed policy to the Country Management Awareness creation for Code of Conduct and all policies attached to it and conduct periodic refresher.

• Ensure application of staff handbook in decision making to enable consistency, fairness, equality and openness.

• Provide guidance on HR policies, supervise their implementation and coordinate their periodic reviews.

• Report any misconduct as per HR procedures.

Employee Relations Matters

• In Coordination with the Country and NAF Management, manage employee relations, disputes, complaints and conflicts in a professional manner with the aim of empowering employees and team leaders to have the necessary tools, resources and knowledge to resolve conflicts in a positive reinforcement manner.

• Report all Employee Relations Matters as per HR procedures

• Support with employee relations’ cases including grievances, disciplinary procedures, performance

issues, redundancies, dismissals.

Staff Development, Succession Plans, and Exit Management

• Coordinate all training and development needs, succession planning and talent management, morale and motivation building and professional development.

• Lead exit management process to ensure smooth transitions for departing employees.

• Conduct exit interviews with exiting staff, generate exit reports, analyse the gaps and share outputs with stakeholders and suggest improvement plans.

• Management of organizational culture as per the Oxfam Values, report any matter contravene with Oxfam values and Policies.

• Provide information on L&D opportunities, including courses available on-line (E-learning) and information on managing people in Oxfam

General departmental Administration

• To attend staff meeting, CMT meeting and other related meeting where inputs are necessary.

• Recommend changes to the organizational structure as required

• Supervise the HR & Admin team

• Adhere to all applicable rules and regulations and report any non-compliances when observed.

• Support the Programme Manager in analytical reports on the activities and recommend actions/solutions for more efficiency and better management and compliance.

• In coordination with the Logistics Department, oversee all Oxfam premises (Offices & guesthouses) are well equipped and regular maintenance is carried out.

Job Requirements:

• Minimum five years of experience in: HR, administration or office management.

• Experience in leading HR departments and/or participating in country management is a must.

• University Degree in HR, management, business administration, social sciences or related fields.

• Excellent communication skills in written and oral English, Arabic, and French, with Spanish an asset.

• Good understanding of core HR/Admin functions

• Ability to initiate, plan, prioritise and organise work.

• Actively promotes high standards and continuous improvement

• Continually seeks out most efficient use of resources

• Able to advise and train on specialist skills to other departments / teams

• Familiarity with donor rules and guidelines.

• Attention to detail, highly numerate and computer literate, including word processing, databases/
  spreadsheet use.

• Solid understanding and convictions of a rights-based approach and gender.

• Experience in international NGOs highly desired.

• High analytical/negotiating/communication/inter-personal skills

• Ability to make effective, timely decisions and take prudent risks

• Ability to work within a multicultural, multilingual, and multidisciplinary environment and to work
  effectively with staff in a team across institutional boundaries and business units.

Key Attributes:

• Ability to demonstrate sensitivity to cultural differences and gender issues, as well as the commitment to equal opportunities.

• Ability to demonstrate an openness and willingness to learn about the application of gender/gender mainstreaming, women’s rights, and diversity for all aspects of development work.

• Commitment to Oxfam’s safeguarding policies to ensure all people who come into contact with Oxfam are as safe as possible.

• Good facilitation skills and able to accommodate different views, understanding and experience of participants.

Organisational Values:

• Accountability – Our purpose-driven, results-focused approach means we take responsibility for our actions and hold ourselves accountable. We believe that others should also be held accountable for their actions.

• Empowerment – Our approach means that everyone involved with Oxfam, from our staff and supporters to people living in poverty, should feel they can make change happen.

• Inclusiveness – We are open to everyone and embrace diversity. We believe everyone has a contribution to make, regardless of visible and invisible differences.

The Selection process will be conducted on a rolling basis and the position may be filled before the application deadline. Therefore, we highly encourage you to submit your application prior to the deadline.

Due to the volume of applications we receive, regrettably, only shortlisted candidates will be contacted.

Oxfam s'engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement sexuel, l'exploitation et les abus, le manque d'intégrité et l'inconduite financière ; et engagé à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de l'ensemble du personnel et des bénévoles qu'ils partagent cet engagement par le biais de notre code de conduite. Nous accordons une grande priorité à veiller à ce que seuls ceux qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutés pour travailler pour nous.

Grade 5B

Type de contrat Durée déterminée

Faire rapport à :

• NAF People and Culture Manager

• Matrix Manager: Représentant Pays

• Responsable Programme Humanitaire

Personnel relevant directement de ce poste : Assistante RH & Administratif à Tindouf

Relations/interactions clés :

Personnel d'Oxfam dans les bureaux de Tindouf et d'Alger/ Personnel d'Oxfam Afrique du Nord/ HRBP d'Oxfam Belgique/ Autorités locales/ parties prenantes externes.

Emplacement : Bureau d'Oxfam à Rabouni – Tindouf.

Façonner un Oxfam plus fort pour les personnes vivant dans la pauvreté.

Oxfam en Algérie – Camps de réfugiés sahraouis

Oxfam en Algérie est active dans les camps de réfugiés sahraouis de Tindouf depuis 1975. Le programme d'Oxfam dans les camps implique une combinaison d'humanitaire (axé sur WASH et la sécurité alimentaire) et de résilience les interventions avec la politique et le travail d'influence au niveau local et mondial.

Oxfam a récemment développé une série de nouveaux projets avec des opérations complexes impliquant des achats diversifiés et à grande échelle, notamment des équipements de stockage et d'approvisionnement en eau, des produits et technologies agricoles, des approvisionnements alimentaires et l'achat de services de conseil sophistiqués. De plus, il a récemment élargi sa présence dans les camps et établi 5 sous-bureaux pour soutenir les projets.

Objectif du poste

Soutenir et mettre en œuvre la gamme complète de soutien opérationnel des ressources humaines pour une gestion efficace des personnes. Diriger et exécuter efficacement toutes les fonctions administratives du bureau de pays.

Équipe RH et administrative

Le Responsable des RH du pays assure la gestion directe d’assistant RH et administratif dans le bureau de Tindouf, assurant la mise en œuvre des politiques et procédures approuvées, la conformité aux normes minimales de RH et d'administration et la fourniture des indicateurs de performance clés convenus.

Responsabilités professionnelles

Recrutement, intégration et stratégie RH

• Coordonner et faciliter la mise en œuvre de processus de recrutement et de sélection en temps opportun.

• Coordonner et faciliter tous les processus d'intégration, en veillant à ce que le nouveau personnel suive tous les cours et initiations obligatoires ; conserver les dossiers d'intégration du personnel à titre de référence.

• Développement et mise en œuvre de la stratégie RH au sein du programme en consultation avec les parties prenantes concernées, avec les conseils et le soutien de la direction du pays, du responsable des personnes et de la culture d'Oxfam Afrique du Nord et de l'affilié d'exécution.

• Fournir des conseils techniques et un soutien à l'assistant RH sur le terrain à Tindouf à la demande de NAF PCM ou Algérie CR ou de leurs délégués.

• Fournir des conseils en matière de santé et de sécurité et effectuer de manière proactive des évaluations des risques, y compris des problèmes liés à la santé et au bien-être du personnel.

• Participer en permanence à l'examen et à la formulation de recommandations pour améliorer la fonction RH et les systèmes qui soutiennent le programme.

• Assure une équité et une égalité des sexes bien équilibrées dans le domaine de travail, en particulier dans le recrutement / la sélection et conteste tout non-respect des stratégies et des normes d'Oxfam.

Gestion des avantages et de la rémunération

• S’assurer que les politiques de compensation applicables (R&R, TOIL, etc.) sont communiquées à tout le personnel, et correctement respectées.

• Conseiller et participer aux processus d'analyse comparative dans le but de maintenir un ensemble de récompenses adéquat, abordable et attrayant.

• Veiller à ce que toutes les conditions du contrat de travail soient mis à jour, conformément au droit du travail local et à la politique d'Oxfam.

• Coordonner le suivi du contrat d'assurance maladie et s'assurer que l'ensemble du personnel est souscrit.

Gestion des données RH et rapports

• Coordonner la mise à jour de l'organigramme du programme.

• Animer et coordonner la réflexion mensuelle sur la Paie.

• Tenir à jour un dossier contenant les descriptions de poste, les contrats de travail du personnel et d'autres documents pertinents, comme l'exige la législation locale.

• Responsable de l'administration quotidienne du personnel et surveiller les politiques/procédures RH qui incluent les congés, les absences pour maladie, la R&R ainsi que toute autre demande au fur et à mesure qu'elles surviennent.

• Fournir des rapports d'information sur la gestion des ressources humaines, au besoin.

• S’assurer que tous les dossiers du personnel sont à jour et correctement remplis conformément aux normes d'Oxfam.

Mise en œuvre et conformité des politiques

• Communiquer le besoin de changement à toute politique développée localement à la direction du pays.

• Sensibilisation au Code de conduite et à toutes les politiques qui s'y rattachent et conduite d'un rappel périodique.

• Veiller à l'application du manuel du personnel dans la prise de décision pour permettre la cohérence, l'équité, l'égalité et l'ouverture.

• Fournir des conseils sur les politiques RH, superviser leur mise en œuvre et coordonner leurs révisions périodiques.

• Signaler toute mauvaise conduite conformément aux procédures RH.

Questions relatives aux relations avec les employés

• En coordination avec la direction du pays et de NAF, gérer les relations avec les employés, les différends, les plaintes et les conflits de manière professionnelle dans le but de donner aux employés et aux chefs d'équipe les outils, les ressources et les connaissances nécessaires pour résoudre les conflits de manière positive.

• Signalez toutes les questions relatives aux relations avec les employés aux procédures des RH

• Assister dans les cas de relations avec les employés, y compris les griefs, les procédures disciplinaires, la performance, problèmes, licenciements.

Développement du personnel, plans de succession et gestion des départs

• Coordonner tous les besoins de formation et de perfectionnement, la planification de la relève et la gestion des talents, le renforcement du moral et de la motivation et le perfectionnement professionnel.

• Diriger le processus de gestion des départs pour assurer des transitions en douceur pour les employés qui partent.

• Menez des entretiens de sortie avec le personnel sortant, générez des rapports de sortie, analysez les lacunes et partagez les résultats avec les parties prenantes et suggérez des plans d'amélioration.

• Gestion de la culture organisationnelle conformément aux valeurs d'Oxfam, signaler toute question enfreignant les valeurs et les politiques d'Oxfam.

• Fournir des informations sur les opportunités de formation et de développement, y compris les cours disponibles en ligne (apprentissage en ligne) et des informations sur la gestion des personnes à Oxfam

Administration générale départementale

• Assister à la réunion du personnel, à la réunion CMT et à toute autre réunion connexe où des contributions sont nécessaires.

• Recommander des changements à la structure organisationnelle au besoin

• Suivre le Code de conduite à tout moment et signalez toute mauvaise conduite conformément aux procédures RH.

• Superviser l'équipe RH & Admin

• Respecter toutes les règles et réglementations applicables et signalez toute non-conformité lorsqu'elle est observée.

• Soutenir le gestionnaire de programme dans les rapports analytiques sur les activités et recommander des actions/solutions pour plus d'efficacité et une meilleure gestion et conformité.

• En coordination avec le département logistique, superviser que tous les locaux d'Oxfam (bureaux et chambres d'hôtes) sont bien équipés et qu'un entretien régulier est effectué.

Exigences de l'emploi:

• Minimum de cinq ans d'expérience en : RH, administration ou gestion de bureau.

• Une expérience dans la direction de départements RH et/ou dans la gestion de pays est indispensable.

• Diplôme universitaire en ressources humaines, en gestion, en administration des affaires, en sciences sociales ou dans des domaines connexes.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais, arabe et français, l'espagnol étant un atout.

• Bonne compréhension des principales fonctions RH/administration

• Capacité d'initier, prioriser et organiser le travail.

• Promouvoir activement des normes élevées et une amélioration continue

• Recherche en permanence l'utilisation la plus efficace des ressources

• Capable de conseiller et de former sur les compétences spécialisées à d'autres départements / équipes

• Familiarité avec les règles et directives des bailleurs.

• Souci du détail, très bonne aptitude au calcul et à l'informatique, y compris le traitement de texte, l'utilisation de bases de données et de feuilles de calcul.

• Solide compréhension et convictions d'une approche basée sur les droits et le genre.

• Expérience dans des ONG internationales fortement souhaitée.

• Compétences élevées en analyse/négociation/communication/interpersonnelles

• Capacité à prendre des décisions efficaces et opportunes et à prendre des risques prudents

• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, multilingue et multidisciplinaire et à travailler efficacement avec le personnel d'une équipe au-delà des frontières institutionnelles et des unités commerciales.

Attributs clés:

• Capacité à démontrer une sensibilité aux différences culturelles et aux questions de genre, ainsi qu'un engagement en faveur de l'égalité des chances.

• Capacité à faire preuve d'ouverture et de volonté d'en apprendre davantage sur l'application de l'intégration du genre/genre, des droits des femmes et de la diversité pour tous les aspects du travail de développement.

• Engagement envers les politiques de protection d'Oxfam pour garantir que toutes les personnes qui entrent en contact avec Oxfam sont aussi en sécurité que possible.

• Bonnes compétences en animation et capacité à tenir compte des différents points de vue, compréhension et expérience des participants.

Valeurs organisationnelles :

• Responsabilité– Notre approche axée sur les objectifs et les résultats signifie que nous assumons la responsabilité de nos actions et que nous nous tenons responsables. Nous croyons que les autres devraient également être tenus responsables de leurs actes.

• Autonomisation– Notre approche signifie que toutes les personnes impliquées dans Oxfam, de notre personnel et de nos sympathisants aux personnes vivant dans la pauvreté, doivent sentir qu'elles peuvent faire bouger les choses.

• Inclusivité– Nous sommes ouverts à tous et embrassons la diversité. Nous pensons que chacun a une contribution à apporter, quelles que soient les différences visibles et invisibles.

Comment s'inscrire

Si vous pensez que vos qualifications répondent aux exigences, veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation expliquant votre aptitude par rapport aux critères essentiels du profil de poste à Algeria.jobs@oxfam.org.

Le processus de sélection se déroulera sur une base continue et le poste pourra être pourvu avant la date limite de candidature.Par conséquent, nous vous encourageons fortement à soumettre votre candidature avant la date limite (15/01/2025)

En raison du volume de candidatures que nous recevons, seuls les candidats présélectionnés seront malheureusement contactés.

Compétences comportementales clés (basées sur le modèle de leadership d'Oxfam)

Compétences

Description :

Décisivité

Nous sommes à l'aise pour prendre des décisions transparentes et adapter les modes de prise de décision au contexte et aux besoins.

Influencer

Nous avons la capacité de nous engager avec diverses parties prenantes d'une manière qui conduit à un impact accru pour l'organisation. Nous repérons les opportunités d'influencer efficacement et là où il n'y a pas d'opportunités, nous avons la capacité de les créer de manière respectueuse et percutante.

Humilité

Nous mettons « nous » avant « moi » et mettons l'accent sur le pouvoir du collectif, nourrissons l'équipe et jouons sur les forces de chaque individu. Nous ne sommes pas concernés par le pouvoir hiérarchique, et nous engageons, faisons confiance et apprécions les connaissances et l'expertise des autres à tous les niveaux de l'organisation.

Établissement de relations

Nous comprenons l'importance d'établir des relations, à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Nous avons la capacité de nous engager avec des parties prenantes traditionnelles et non traditionnelles de manière à accroître l'impact pour l'organisation.

Écoute

Nous sommes de bons auditeurs qui peuvent voir où les niveaux plus profonds de pensées et les hypothèses tacites diffèrent. Nos messages aux autres sont clairs et tiennent compte de différentes préférences.

Responsabilité mutuelle

Nous pouvons expliquer nos décisions et comment nous les avons prises en fonction de nos valeurs organisationnelles. Nous sommes prêts à être tenus responsables de ce que nous faisons et de la façon dont nous nous comportons, car nous demandons également des comptes aux autres de manière cohérente.

Agilité, complexité et ambiguïté

Nous scrutons l'environnement, anticipons les changements, sommes à l'aise avec le manque de clarté et traitons avec un grand nombre d'éléments interagissant de manières diverses et imprévisibles.

Pensée systémique

Nous considérons les problèmes comme des éléments d'un système global et dans leur relation avec l'ensemble du système, plutôt que de réagir à une partie, un résultat ou un événement spécifique isolément. Nous nous concentrons sur les causes et les effets cycliques plutôt que linéaires. En pratiquant constamment la pensée systémique, nous sommes conscients et gérons bien les conséquences imprévues des décisions et actions organisationnelles.

Réflexion stratégique et jugement

Nous utilisons le jugement, évaluant le risque par rapport à l'impératif d'agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles.

Réglage de la vision

Nous avons la capacité d'identifier et de diriger des initiatives visionnaires qui sont bénéfiques pour notre organisation et nous établissons une direction de haut niveau grâce à un processus de vision qui engage l'organisation et diverses parties prenantes externes.

Connaissance de soi

Nous sommes capablesdévelopper un degré élevé de conscience de soi autour de nos propres forces et faiblesses et de notre impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d'autoréguler nos comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à de bonnes fins.

Activation

Nous travaillons tous pour responsabiliser efficacement et permettre aux autres d'atteindre les objectifs de l'organisation en créant des conditions de réussite. Nous investissons passionnément dans les autres en développant leur carrière, pas seulement leurs compétences pour le poste. Nous offrons la liberté; faire preuve de conviction et de confiance fournir un soutien approprié.