Assistante du Directeur Général

Savoir :

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

• Connaissances en comptabilité

• Connaissances en ressources humaines

Savoir-faire :

• Maitrise orale et écrite de la langue française et la langue anglaise

• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande

• Gestion des situations délicates

Savoir-être

• Rigueur, autonomie

• Sens de l’organisation

• Diplomatie

• Sens du relationnel et du travail en équipe

• Force de proposition

• Disponibilité

• Qualité de réserve

Activités du poste

• Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’équipe d’assistantes de la direction générale adjointe avec pour principales missions :
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
• Organiser le traitement et la diffusion des informations
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage - Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
• Assurer les tâches de secrétariat
• Gestion de l’agenda et des priorités - Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés.