Assistante de direction et administrative

Mission :

• Assister le directeur ou le chef de service dans ses tâches quotidiennes telles que la gestion de son emploi du temps, la prise de rendez-vous et la rédaction de courriers.
• Gérer les appels téléphoniques et les e-mails, trier et répondre aux demandes entrantes.
• Assurer la liaison avec les autres départements ou partenaires de l'entreprise.
• Assurer la rédaction et la correction des documents officiels, des notes de service, des rapports et des présentations.
• Gérer l'agenda et les déplacements professionnels du personnel du département, y compris les réservations d'hôtel, les billets d'avion, etc.
• Coordonner et organiser des événements tels que des réunions, des conférences, des séminaires ou des formations pour le personnel.
• Effectuer des tâches de comptabilité telles que la gestion des notes de frais, des factures et des paiements, en collaboration avec le département financier.
• Mettre à jour et archiver les dossiers du personnel, y compris les contrats de travail, les fiches de paie, les congés payés et les congés maladie.
• Assurer le recouvrement des créances clients de l'entreprise.
• Effectuer les relances téléphoniques et écrites auprès des clients.
• Assurer le suivi des échéanciers de paiement des clients.
• Établir les devis et les factures clients.
• Élaborer des tableaux de bord de suivi des impayés.
• Collaborer avec le service comptabilité pour l'enregistrement des encaissements clients.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des partenaires.
• Assister la direction dans la rédaction de courriers et de documents administratifs.
• Assurer la coordination avec les différents services de l'entreprise.

COMPÉTENCES REQUISES

• Connaissances requises :
• Diplôme universitaire ou d’une école de formation dans le domaine d’administration
• Certificat professionnel dans le domaine de ...
• maîtrise de la langue arabe
• maîtrise de la langue française
• maîtrise de la langue anglaise
• Maîtrise de l'utilisation d'un ordinateur (logiciel de gestion et d'analyse, logiciels de bureau Excel, Word, PowerPoint)*
• Bonnes compétences en communication en ligne (e-mails, recherches en ligne)Bonne maîtrise du calcul et des chiffres.

Compétences techniques requises :

• 2 a 3 années d'expérience professionnelle dans un poste similaire
• Capacité à rédiger des rapports, analyser des données et les présenter.
• Capacité à élaborer et à mettre à jour des tableaux de bord.
• Connaissance technique des produits..
• Maîtrise du calcul des coûts.
• Méthodologie d'organisation du travail.
• Méthodologie d'analyse des risques.
• Techniques de gestion de la production.
• Connaissance du système fiscal.
• Connaissance du système bancaire.
• Familiarité avec la gestion administrative.
• Maîtrise de l'utilisation du téléphone.

Savoir être

• Esprit d'initiative et de responsabilité.

• Bonne communication avec les autres.

• Travail d'équipe.

• Méthodique et organisé.

• Bonne écoute.

• Capacité à gérer la pression sur soi-même et sur son équipe.

• Capacité à garder les secrets du travail.

• Capacité à gérer les priorités.

• Capacité à travailler en toute indépendance.

• Esprit responsable.

• Communication claire et précise.