Chargé(e) Administration et Moyens généraux

Le/La Chargé(e) Administration et Moyens généraux assure la gestion administrative et la coordination des moyens généraux afin de garantir la disponibilité des ressources, la continuité des activités et un environnement de travail conforme aux exigences organisationnelles et normatives (ISO 9001).

Gestion administrative et documentaire

• Assurer le traitement administratif courant (courriers, dossiers, documents internes).

• Rédiger, mettre en forme, enregistrer et classer les documents administratifs.

• Organiser et maintenir l’archivage physique et électronique.

• Veiller à la tenue et à la disponibilité des documents officiels (contrats, assurances, agréments, registres, etc.).

• Contribuer à la maîtrise de l’information documentée conformément au système qualité.

Accueil et logistique

• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs.

• Organiser la logistique des réunions et événements (salles, équipements, restauration).

• Coordonner les réservations (transport, hébergement, restauration).

• Contribuer à la qualité de l’environnement d’accueil et de travail.

Gestion des moyens et fournitures

• Recueillir les besoins et assurer la disponibilité des fournitures et équipements.

• Gérer les stocks (bureau, informatique, réception, produits d’entretien).

• Suivre la répartition du matériel entre les services.

• Coordonner avec les prestataires ou services concernés pour garantir la continuité des moyens.

3.4. Suivi du parc automobile

• Organiser et suivre l’entretien préventif et curatif des véhicules.

• Veiller à la validité des documents réglementaires (assurances, contrôles, vignettes).

• Assurer le suivi des sinistres en lien avec les parties concernées.

• Gérer le suivi des cartes carburant et du compte NAFTAL.

• Tenir à jour les tableaux de bord et enregistrements.

3.5. Suivi des locaux et prestations

• Coordonner le nettoyage, l’entretien et les interventions courantes.

• Lancer et suivre les demandes de travaux et réparations.

• Assurer l’interface avec les prestataires et les services internes.

• Contribuer au maintien d’un environnement de travail conforme et fonctionnel.

4. Autorité et périmètre

• Propose les besoins en moyens et ressources.

• Coordonne les prestations et le suivi administratif.

• Peut s’appuyer sur des prestataires et services internes pour l’exécution des activités techniques.

5. Compétences requises

• Sens élevé de l’organisation, rigueur et fiabilité

• Polyvalence et capacité de gestion multitâche

• Autonomie et esprit d’initiative

• Aisance relationnelle et sens du service

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire

• Capacité de suivi, de reporting et de priorisation