Assistante De Direction

Gestion du secrétariat :

• Répondre aux appels téléphoniques et sélectionner les appels à transmettre à la hiérarchie ;

• Passer des communications téléphoniques ;

• Accueillir les visiteurs ;

• Classer les dossiers administratifs ;

• Assister le personnel de la direction ;

Gestion du courrier et de l’information :

• Etablir et assurer le suivi des demandes d’ordres de mission ;

• Saisir les courriers et correspondances ;

• Traiter et assurer la mise en forme des documents ;

• Recevoir, enregistrer et dispatcher le courrier (arrivé/départ) ;

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décision, notes…) ;

• Conserver et classer le courrier (arrivé/départ) ;

• Assurer l’archivage et la conservation des documents de la Direction.

Gestion de l’approvisionnement :

Ü Faire l’inventaire des fournitures de la Direction (papier, stylos…) ;

Ü Remplir les Bons de commandes selon le besoin de la Direction et les transmettre au magasin ;

Ü Recevoir les commandes et dispatcher les fournitures.

1. Exigences du poste

Formations & Diplômes :

• Niveau terminal minimum ;

• Formation en secrétariat et bureautique ;

• 1 à 2 ans dans un poste similaire.

Savoirs :

• Connaître le fonctionnement interne de l’entreprise ;

• Connaître les procédures administratives ;

• Connaître les techniques d’expression orale et téléphonique ;

• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles ;

• Connaître les techniques de planification et d’organisation du travail.

Savoir-faire :

• Gérer les priorités ;

• Accueillir les visiteurs de la direction ;

• Organiser et planifier les rendez-vous ;

• Saisir, traiter et transmettre les documents & courriers ;

• Préparer les réunions ;

• Maîtriser l'orthographe et la grammaire parfaitement ;

• Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage ;

• Maîtriser les outils du standard pour filtrer les appels ;

• Maîtriser l’outil informatique, notamment le pack office ;

• Maîtriser les langues (Arabe - Français – Anglais).

Savoir-faire relationnel :

• Présentable ;

• Rigueur et sens de l’engagement ;

• Sens de l’organisation et de la communication ;

• Aisance relationnelle et goût du contact ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Esprit d’équipe ;

• Ecoute et esprit d’analyse ;

• Esprit d’initiative ;

• Disponibilité ;