Chef de Département Administration et Moyens

le Holding GETEX recrute pour la société mère un chef de département administration et moyens qui aura pour missions :

Administration

Ø S’assurer du bon fonctionnement de sa structure ;

Ø Veiller aux achats et à la gestion du patrimoine de la société mère ;

Ø Tenue de la caisse régie ;

Ø Assurer les missions de gestion du personnel, de l’établissement de la paie et de la gestion des affaires sociales ;

Ø Contribuer à la modernisation et à l'efficacité des processus internes à travers la gestion et le suivi des projets d'amélioration continue.

Gestion du Personnel

Ø Veiller au suivi des temps de travail, de l’absentéisme et du traitement de la paie du personnel ;

Ø Établir les décisions de carrière (recrutements, promotions, réaffectation, retraites…) des cas préalablement examinés ;

Ø Établir les décisions d’octroi des primes et d’indemnités, conformément à la convention collective de l’Entreprise ;

Ø Veiller à faire respecter le règlement intérieur de l’Entreprise ;

Ø Veiller à la constitution, la conservation et la confidentialité des dossiers du personnel ;

Ø Veiller à la bonne gestion des congés, établir les plannings de départ en congé et titres de congés ;

Ø Établir les contrats de travail ;

Ø Établir les divers documents administratifs à la demande ;

Ø Assurer la relation de l’Entreprise avec l’inspection de travail ;

Ø Assurer la relation de l’Entreprise avec le partenaire social ;

Ø Assurer la bonne tenue des registres réglementaires.

Rémunération (paie)

Ø Procéder à la vérification et à la validation des données de base de la paie : se porter garant de la fiabilité du montant total de la paie ;

Ø Procéder aux rapprochements nécessaires avec la Direction des Finances et de la Comptabilité ;

Ø Préparer et contrôler tous les documents devant servir à l’élaboration de la paie ;

Ø Contrôler et exploiter les systèmes de notation de la prime de rendement, aux fins de paie ;

Ø Vérifier les soldes de tout compte ;

Ø Établir toutes statistiques ou études sur les salaires.

Prestations sociales

Ø Procéder, dans les délais impartis, à la déclaration auprès de la caisse de sécurité sociale de tout nouveau recrutement au sein du siège de l’Entreprise, après vérification de l’exactitude des informations de l’employé concerné ;

Ø Établir les déclarations sociales mensuelles et annuelles ;

Ø Assurer la relation entre l’Entreprise et les organismes sociaux (CNAS, CNR,...) ;

Ø Veiller au paiement, dans les délais impartis, des charges sociales et fiscales ;

Ø Régler tous litiges, auprès de ces organismes, et prendre en charge toutes les démarches nécessaires pour la transmission des informations complémentaires et ou le transfert des dossiers ;

Ø Assurer le traitement des dossiers de remboursement de soins médicaux des arrêts de travail et des déclarations d’accidents de travail, dans les délais impartis ;

Ø Faire constituer et déposer les dossiers d’invalidité et de capital décès ;

Ø Gérer le traitement et le suivi des dossiers de mise en retraite auprès de la Caisse Nationale de Retraite.

Moyens Généraux

Ø Collaborer avec la Direction des Finances et de la Comptabilité pour préparer et suivre le budget de fonctionnement du département ;

Ø Assurer le suivi des dépenses liées aux services généraux et veiller à l'application des règles de gestion financière de l'Entreprise ;

Ø Garantir l'optimisation des moyens généraux (logistique, parc automobile, bâtiments) et veiller à leur bon fonctionnement ;

Ø Superviser les équipes en charge de la maintenance des locaux, de la sécurité, et de la gestion des infrastructures ;

Ø Gérer les achats de l’Entreprise, notamment en matière de fournitures et de prestations de service ;

Ø Veiller au respect des procédures d'achat et veiller à la maîtrise des coûts ;

Ø Assurer la gestion du carburant (carnet et Naftal-Card) ;

Ø Assurer le suivi de l’assurance du patrimoine, de la flotte automobile, établir les déclarations de sinistre nécessaire et assurer le suivi avec les compagnies d’assurances ;

Ø S’assurer du bon accueil et de l’orientation des visiteurs ;

Ø Gérer et organiser toute réception au niveau du siège de l’Entreprise ;

Ø Prendre en charge la Billetterie et organiser les déplacements du personnel ;

Ø Prendre en charge la téléphonie du siège de l’Entreprise ;

Ø Mettre en place des procédures de gestion liées au département ;

Ø Gérer les stocks et tenir les inventaires ;

Ø Gérer l'archivage et la préservation de l'information par tous moyens appropriés ;

Ø Gérer les travaux d'entretien et de réparation de tout équipement ou autres (véhicules, locaux) ;

Ø Réunir les conditions visant à assurer la protection des locaux.

Parc automobile

Ø Respecter les plans d'affectation des véhicules selon les décisions de la direction ;

Ø Coordonner et contrôler le travail des chauffeurs ;

Ø Contrôler le bon usage des véhicules, engager et suivre la réparation des véhicules ;

Ø Réceptionner les demandes de déplacements ;

Ø Organiser les missions de travail en fonction des demandes de déplacement en optimisant l’utilisation des moyens de transport ;

Ø Tenir les carnets de bords ;

Ø Soumettre les véhicules de service aux contrôles règlementaires ;

Ø Procéder aux assurances des véhicules de service.