Chargé(e) bureau d'ordre

Résumé du poste :

 Le/La Chargé(e) Bureau d’Ordre assure le traitement administratif des courriers entrants et sortants, en garantissant leur bonne gestion, leur confidentialité, ainsi que leur traçabilité. Il/Elle participe à l’organisation optimale des flux d’information au sein de l’entreprise, en veillant à la bonne réception, au tri, à l’enregistrement et à la distribution des documents administratifs.

Rôles et responsabilités : 

1. Gestion du courrier entrant :
• Réceptionner et procéder au tri du courrier entrant (lettres, colis, chèques, documents divers…).
• Vérifier la conformité des documents reçus et leur conformité aux exigences administratives.
• Assurer l’enregistrement des courriers reçus dans le système informatique interne, en respectant les procédures de saisie de données et numérisation.
• Assurer un suivi rigoureux des courriers entrants nécessitant une action particulière (documents à traiter, suivre, etc.).
2. Préparation et envoi du courrier sortant :
• Préparer le courrier sortant (lettres, colis, chèques, matériel informatique, etc.) en vue de son expédition via les prestataires de services postaux ou de transport.
• Veiller à l’expédition des courriers dans le respect des normes de sécurité et des délais définis.
• Veiller à la bonne gestion des envois recommandés, des courriers spéciaux et des colis, notamment en enregistrant des données, et numérisation en assurant le suivi des courriers envoyés dans la plateforme
3. Confidentialité et sécurité :
• Veiller à la confidentialité des informations contenues dans les courriers reçus et envoyés, notamment en respectant les réglementations en vigueur (RGPD, normes ISO, etc.).
• Assurer la sécurité du courrier sensible en appliquant des procédures strictes de gestion.
4. Gestion de la distribution du courrier :
• Distribuer le courrier entrant aux destinataires appropriés au sein de l’entreprise, en respectant les délais impartis.
• Organiser et maintenir un système de classement et d’archivage efficace pour faciliter l’accès et la recherche du courrier.

Qualifications et Expérience : 

Diplôme : Formation de niveau Bac 4 ou équivalent ;

Expérience : 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire.

Compétences et qualités :

-        Sens de l’organisation et de gestion des priorités ;

-       Maitrise des outils informatiques de bureautique ;

-        Rigueur, confidentialité et sens de la communication ;

-        Excellentes compétences en communication interpersonnelle, tant à l'écrit qu'à l'oral ;

-      Flexibilité, polyvalence, rigueur, intégrité et honnêteté ;

-        Capacité d’assimilation rapide.