Office Manager

Présentation du poste :

L’Office Manager de Follow Me Academy est responsable de la gestion quotidienne du fonctionnement administratif de l’académie, incluant les tâches administratives, les fonctions liées aux ressources humaines ainsi que la gestion des locaux.
Il/elle veille au bon déroulement des procédures, soutient le personnel et la direction afin de garantir un environnement de travail organisé, productif et agréable.

Missions principales : 1. Gestion administrative

• Fonctionnement quotidien : Superviser le bon déroulement des opérations administratives et des procédures internes.
• Gestion des stocks : Suivre et gérer les fournitures de bureau, passer les commandes nécessaires pour maintenir un niveau optimal.
• Archivage et documentation : Maintenir des dossiers organisés et conformes aux règles de gestion documentaire.

2. Gestion des locaux

• Entretien : Garantir un cadre de travail propre, sûr et propice à la productivité en coordonnant les travaux d’entretien et réparations.
• Relations fournisseurs : Gérer les prestataires de services et les fournisseurs (équipements, fournitures, maintenance), négocier les contrats et entretenir les relations.

3. Support RH

• Recrutement : Contribuer au processus de recrutement (publication d’offres, présélection de CV, coordination des entretiens).
• Onboarding : Accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs et veiller à ce qu’ils disposent de toutes les ressources nécessaires.
• Gestion des dossiers : Tenir à jour les dossiers du personnel (informations personnelles, évaluations, formations).

4. Support aux équipes

• Assistance : Fournir un appui administratif au personnel et à la direction (planification de réunions, gestion d’agendas, préparation de rapports).
• Cohésion d’équipe : Organiser des activités de team building et des événements internes pour renforcer la culture d’entreprise et la motivation.

5. Communication et collaboration

• Communication interne : Assurer la circulation fluide des informations (politiques internes, actualités, événements).
• Mise en œuvre des politiques : Veiller au respect des procédures et mettre à jour la documentation si nécessaire.

6. Gestion budgétaire

• Suivi des dépenses : Contrôler les dépenses du bureau et gérer le budget de fonctionnement.
• Rapports financiers : Préparer des rapports sur les dépenses et l’utilisation du budget pour la direction.

7. Conformité et règlementation

• Santé & Sécurité : Assurer un environnement de travail sûr en respectant la législation et en effectuant des audits réguliers.
• Conformité RH : Veiller au respect de la législation du travail et des bonnes pratiques RH, contribuer aux initiatives de formation et de développement.

✅ Profil recherché :

Exigences essentielles :

• 🎓 Formation : Licence en Administration des affaires, Ressources Humaines, Management ou domaine similaire. Des certifications complémentaires en office management ou RH sont un atout.
• 💼 Expérience : Minimum 3 à 5 ans d’expérience en gestion de bureau ou en administration, avec un volet RH, idéalement dans un environnement éducatif ou corporate.
• 🛠️ Compétences : Excellente organisation, bonnes capacités de communication et de résolution de problèmes. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion administrative/RH.
• 🌍 Langues : Niveau minimum A2 en anglais.
• 📍 Disponibilité : Temps plein, sur site, à proximité d’Alger (pas de télétravail).
• 💻 Outils : Maîtrise des outils numériques (Google Workspace, Microsoft Office, Zoom, WhatsApp Business, Trello/Asana/Notion, job boards, plateformes LMS, etc.).

Atouts (préférés) :

• Permis de conduire + véhicule.

• Multilingue : arabe, français, anglais au-delà du niveau A2.

• Connaissances de base en comptabilité/finance.

💰 Notre offre

• Salaire : à partir de 80 000 DA.
• Contrat & assurance : CDI avec couverture CNAS complète.
• Transport :
  • Pour les détenteurs de véhicule : parking + indemnité carburant.
  • Sans véhicule : indemnité transport (tramway, bus ou train).
• Développement professionnel :
  • Formations et coaching (langues, etc.).
  • Accès à des plateformes d’apprentissage en ligne (Udemy, Coursera, etc.).
• Bien-être & santé :

  • Abonnement mensuel à une salle de sport pris en charge par l’académie.

📊 Indicateurs de performance (KPIs)

• Efficacité opérationnelle : Réduction de 20 % des retards administratifs.
• Satisfaction interne : Atteindre 90 % de satisfaction du personnel concernant le support administratif.
• Efficacité recrutement : Réduction de 15 % du délai moyen de recrutement.
• Engagement des employés : Participation d’au moins 75 % aux activités et événements organisés.

L’Office Manager occupe une fonction clé pour assurer le bon fonctionnement de l’académie tout en soutenant les activités RH. Grâce à une organisation optimale, un accompagnement du personnel et une gestion efficace, ce poste contribue directement à la réussite et à la performance globale de Follow Me Academy.