Assistante Administrative

L'assistante Administrative aura pour missions :

- Exécuter les instructions relatives aux travaux d’administration émises par son responsable hiérarchique au mieux de ses capacités et de son expérience, dans le respect des dispositions règlementaires et de confidentialité,

- Gérer les courriers arrivé/départ :

· Réception et envoi,

· Dispatcher les courriers sur les destinataires internes,

· Vérifier les réception et envois selon les bordereaux,

· Suivre les courriers et assurer la bonne réception en interne et en externe,

- Mettre à la disposition des missionnaires le support nécessaire à la réalisation de leurs missions :

· Préparer les documents justifiant le déplacement et les frais y afférents,

· Réserver des billets dans le cas où la mission nécessite un transport aérien,

· Prendre attache avec les hôtels de la destination de la mission,

· Procéder aux réservations des nuitées selon la durée de la mission,

· Coordonner avec la direction finance et comptabilité le payement des factures,

- Recevoir et/ou orienter les clients/visiteurs dans les locaux de la société,

· Assurer le bon accueil des clients et les orienter vers les structures cibles,

· Répondre aux appels téléphoniques et transférer les appels selon les disponibilités des structures,

- Se mettre à la disposition des structures nécessitant un support, dans le cas de sur charge de travaux de nature administrative,

- Gérer les consommables de bureau,

- Planifier les disponibilités des chauffeurs et coordonner avec les structures demandeuses,

- Informer son responsable des travaux effectués et rapporter toutes contraintes rencontrées,

- Informer son responsable hiérarchique de toutes opportunités d’amélioration à son niveau,

- Appliquer les consignes en matière d’hygiène et de sécurité en vigueur,

Lieu de travail : Sidi Yahia, Hydra