Chargé (e) Back Office Junior

MISSION PRINCIPALE :

-         Assurer l’interface entre les clients et les commerciaux ainsi que la gestion des commandes, de la saisie jusqu’à la facturation ;

-         Est en charge de la gestion des litiges ;

-         Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits.

TÂCHES :

-         Réceptionner les visiteurs à l’accueil ;

-         Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande (suivi de commande, informations…) ;

-         Réaliser l’étude technique et commerciale de la demande du client (délai de fabrication, disponibilité des produits, coût…) ;

-         Enregistrer la commande (tél, fax, courrier et email) et vérifier les conditions de réalisation (délais de livraison, mode de conditionnement…) et en informer le client ou le commercial ;

-         Préparer les commandes des clients ;

-         Suivre les éléments de paiement des commandes (règlement, facturation,) ou transmettre au service concerné (comptable, contentieux…) ;

-         Effectuer le suivi de la clientèle ou de fournisseurs et proposer des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, règlement…) ;

-         Vérification des tarifs après enregistrement ;

-         Lancement de la facturation, mise sous enveloppe et affranchissement de celle-ci ;

-         Suivi des reliquats ;

-         Archivage des documents de vente (commandes, avoirs, courriers…) ;

-         Création et suivis des pro formats pour clients à paiement anticipé ;

-         Arbitrage sur des clients mauvais payeurs ;

-         Négociation des retours clients ;

-         Prise en charge des dossiers et saisie des avoirs concernant les litiges commerciaux (erreurs commerciales, clients, erreurs de livraison…) ;

-         Être présent sur les salons et réaliser l’envoi des catalogues ;

-         Assurer un suivi client en effectuant des réponses écrites (mails, messages, lettres etc…) ;

-         Sortie du chiffre d’affaires en fin de semaine et fin de mois.

EXIGENCES DU POSTE :

Formation de base : universitaire.