Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre Général

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Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre Général

Mission principale

Le/la Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre Général assure l’accueil des visiteurs et

la gestion quotidienne du courrier, des colis et des documents administratifs de l’entreprise.

Il/elle veille à la bonne réception, à l’enregistrement, au suivi et à la distribution des

documents entrants et sortants, tout en assurant un soutien administratif aux différents

services.

Missions principales

Accueil et réception

● Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et

prestataires.

● Orienter les visiteurs vers les interlocuteurs ou services concernés.

● Répondre aux demandes d’information de premier niveau et assurer la transmission

des messages.

● Veiller à maintenir une présentation professionnelle et un espace d’accueil organisé.

Gestion du courrier et des colis

● Réceptionner les courriers, documents, colis et autres plis destinés à l’entreprise.

● Vérifier, enregistrer et assurer la traçabilité des courriers et colis réceptionnés.

● Distribuer les documents et courriers aux services ou collaborateurs concernés.

● Préparer et assurer l’envoi du courrier sortant.

● Gérer les envois spécifiques : express, recommandés, courriers confidentiels, etc.

● Assurer le suivi des livraisons et des envois en collaboration avec les prestataires

concernés.

Gestion administrative et documentaire

● Assurer le suivi des parapheurs, registres et documents officiels.

● Veiller à la bonne circulation et à la traçabilité des documents administratifs.

● Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents et registres.

● Réaliser des tâches administratives courantes : saisie, rédaction de courriers

simples, photocopie, numérisation (scan) et préparation de documents.

● Assurer la conservation et la confidentialité des documents traités.

Coordination interne

● Collaborer avec les différents services internes afin d’assurer une bonne circulation

des informations et documents.

● Coordonner les besoins liés à la réception et à l’expédition des courriers et colis.

● Assurer une communication efficace avec les collaborateurs, prestataires, coursiers

et visiteurs.

Profil recherché

● Formation en administration, gestion, secrétariat ou domaine similaire.

● Une première expérience dans un poste similaire (réception, accueil, bureau d’ordre,

secrétariat ou administration) est appréciée.

● Bonne maîtrise du français et de l’arabe, à l’oral comme à l’écrit.

● Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel et messagerie électronique.

● Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.

● Rigueur, méthode et attention aux détails.

● Excellente présentation et aisance relationnelle.

● Sens du service et esprit de collaboration.

● Discrétion et respect de la confidentialité.

● Ponctualité, fiabilité et réactivité.

Compétences clés

● Gestion du courrier et des documents administratifs

● Accueil et communication

● Organisation et classement

● Suivi et traçabilité documentaire

● Maîtrise des outils bureautiques

● Sens du service

● Rigueur et discrétion

● Capacité à travailler avec différents interlocuteurs