Secrétaire de Direction

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Secrétaire de Direction

Mission Principal de Poste

Assister la Direction Générale dans la gestion administrative, organisationnelle et communicationnelle, en assurant la coordination des activités quotidiennes, la gestion de l’information et le bon fonctionnement deséchanges internes et externes, dans le respect de la confidentialité et des procédures en vigueur.

Description des taches

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, notes, rapports et comptes rendus.

• Gérer le classement des dossiers et le chrono courrier (entrant et sortant).

• Suivre les signatures, visas et validations de la Direction.

• Assurer l’archivage physique et numérique des documents conformément aux procédures internes.

• Organisation et coordination

• Gérer l’agenda de la Direction et planifier les rendez-vous.

• Organiser les réunions, déplacements, missions et événements professionnels.

• Préparer les dossiers de réunion (convocations, documents, procès-verbaux).

• Communication interne et externe

• Filtrer, recevoir et traiter les appels téléphoniques, courriels et visiteurs.

• Assurer la liaison entre la Direction et les différents services internes.

• Rédiger et transmettre les correspondances officielles selon les instructions de la Direction.

• Tâches administratives courantes

• Assurer les travaux de reprographie : impression, numérisation, photocopie et diffusion des documents, dans le respect des délais et de la confidentialité.

• Gérer et suivre les fournitures de bureau rattachées à la Direction (expression des besoins, suivi des stocks, commandes).

• Apporter un appui administratif ponctuel aux projets pilotés par la Direction.

• Confidentialité

• Respecter strictement la confidentialité des informations et documents traités.

• Manipuler les dossiers sensibles avec discrétion, rigueur et professionnalisme.

Exigence de poste

• Diplôme en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.

• Expérience professionnelle confirmée dans un poste similaire souhaitée.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique).

• Très bonne maîtrise des langues arabe, français et anglais.

• Bonne capacité rédactionnelle.

• Connaissance des techniques de classement et d’archivage.

Compétences & qualités :

• Sens de l’organisation et de la rigueur.

• Discrétion, loyauté et respect de la confidentialité.

• Aisance relationnelle et sens de la communication.

• Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.

• Esprit d’initiative et sens du service.