Description du poste :
Sous l’autorité du Chef de service des moyens, le Chargé des marchés et des moyens a pour mission principale d’assurer la gestion et le suivi administratif des marchés, contrats et conventions, ainsi que l’ensemble des activités administratives y afférentes, dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur
Activités et missions principales :
Missions principales :
- Assurer l’organisation et la gestion administrative des marchés relevant du périmètre du service des moyens ;
- Veiller à la tenue régulière et conforme des registres, livres et fichiers de suivi des marchés et contrats ;
- Examiner la conformité préalable administrative des dossiers de payement (pièces constitutives, clauses, délais, montants, garanties, avenants, etc.) ;
- Contribuer à la préparation, la rédaction et la mise à jour des documents administratifs liés aux marchés (projets de contrats, cahiers des charges, avis de consultation, lettres de notification, ordres de service, procès-verbaux, etc.) ;
- Assurer le suivi administratif des marchés depuis leur lancement jusqu’à leur clôture (notification, exécution, réceptions provisoire et définitive, archivage) ;
- Vérifier la conformité administrative des dossiers de paiement des prestataires et fournisseurs avant transmission aux services financiers ;
- Participer à la préparation des rapports d’analyse des offres et des rapports de suivi des marchés ;
- Assurer l’archivage physique et électronique des dossiers de marchés et contrats conformément aux règles en vigueur ;
- Assurer la coordination administrative avec les structures métiers concernées pour le suivi des besoins et la levée des réserves;
- Assurer le suivi administratif des équipements, moyens généraux et patrimoines liés aux marchés (inventaires, affectations, mises à jour des fichiers) ;
- Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et reportings périodiques du service;
- Veiller au respect des procédures internes et de la réglementation applicable en matière de marchés et de contrats.
- Contribuer à l’identification des besoins en équipements, solutions ou supports technologiques nécessaires aux projets numériques et télécommunications.
- Participer à la préparation des dossiers d’importation (proformas, spécifications techniques, demandes d’autorisations, conformité réglementaire).
- Assurer le suivi des opérations d’importation en coordination avec les fournisseurs étrangers, transitaires et services internes concernés.
- Veiller à la conformité réglementaire des équipements importés (normes techniques, homologations, autorisations sectorielles).
- Suivre les délais de livraison, les formalités douanières et les opérations de dédouanement en lien avec les services compétents.
- Assurer la coordination avec la direction financière pour le traitement des paiements internationaux (crédits documentaires, virements, domiciliation bancaire).
- Tenir un état de suivi des commandes importées et produire des rapports d’avancement.
Compétences requises :
Compétences transverses :
- Rigueur, organisation et sens du détail ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Sens des responsabilités et respect de la confidentialité ;
- Bonne communication écrite et orale ;
- Esprit d’équipe et aptitude à travailler en coordination avec plusieurs structures ;
- Gestion des priorités et respect des délais.
Exigences du poste / Profil :
Diplômes : Bac +3 minimum (Licence) en droit, gestion, administration, finances, logistique ou domaines équivalents.
Expériences : Trois (03) à cinq (05) années d‘expérience dans le domaine.
Profil recherché :
- Connaissances en conduite de projet ;
- Maitrise des principes budgétaires et indicateurs de gestion.
Connaissances informatiques
- Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et Web.
Maitrise des langues :
- Arabe : Ecrit, parlé et lu ;
- Français : Ecrit, parlé et lu ;
- Anglais : Ecrit, parlé et lu.
Relations
Interne : Toute les structures. Relations internes avec l’ensemble des structures et des salariés de l’entreprise, en fonction de son périmètre d’intervention.
Externe : Relations externes avec les visiteurs, les fournisseurs, les prestataires extérieurs, en fonction de son périmètre d’intervention.
