Assistant(e) Administratif(ve)

2. CONTEXTE ET OBJECTIFS DU POSTE

Dans le cadre du développement de ses activités, l'entreprise — spécialisée en électricité industrielle et intervenant principalement auprès des établissements de santé publics et privés — recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) rigoureux(se) et autonome. Elle ou il sera le pivot administratif de la direction, en charge du suivi des dossiers commerciaux, des marchés publics, des conventions partenariales et de la gestion documentaire.

3. MISSIONS PRINCIPALES

A. Gestion des appels d'offres et marchés publics

–    Assurer une veille active sur les avis d'appels d'offres (BOMOP, plateformes institutionnelles)

–    Participer à la rédaction et à la mise en forme des dossiers de soumission (offre technique et financière)

–    Constituer et vérifier les dossiers administratifs requis (registre de commerce, bilans, attestations…)

–    Coordonner la préparation des cahiers des charges en lien avec l'équipe technique

–    Assurer le dépôt des offres dans les délais impartis et le suivi des résultats

B. Suivi administratif et commercial

–    Élaborer et suivre les factures pro forma, bons de commande, bons de livraison et factures définitives

–    Traiter les cahiers des charges clients (offres techniques et financières)

–    Gérer les demandes entrantes et assurer le suivi des correspondances fournisseurs/clients

–    Maintenir un tableau de bord de suivi des dossiers en cours (consultations, commandes, livraisons)

C. Conventions et partenariats

–    Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des conventions avec les partenaires (hôpitaux, fournisseurs, sous-traitants)

–    Assurer le suivi de l'exécution des conventions et alerter la direction en cas d'échéance ou d'anomalie

–    Préparer les dossiers pour les réunions de négociation ou de renouvellement de contrats

4. PROFIL RECHERCHÉ

Formation

Bac+2 minimum : BTS/Licence en Gestion Administrative, Commerce ou équivalent

Expérience

2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans un secteur technique ou BTP/industriel

Compétences techniques

Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)

Connaissance des procédures de marchés publics (OMMP/BOMOP)

Rédaction professionnelle en français (courriers, rapports, conventions)

Maitrise de la langue française

Qualités personnelles

Rigueur, organisation et sens des priorités

Discrétion et confidentialité

Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais

Bon relationnel avec les clients et partenaires institutionnels

5. CRITÈRES APPRÉCIÉS (NON OBLIGATOIRES)

–    Expérience dans le secteur de l'électricité industrielle, du BTP ou de la santé

–    Connaissance du vocabulaire technique lié aux équipements hospitaliers ou électriques

–    Maîtrise de l'arabe écrit pour certains documents administratifs officiels